Трикотажная одежда для дома и отдыха для мужчин и женщин, в интернет магазине Ирис — домашний трикотаж!

Домашний трикотаж от производителя в Иваново, в интернет-магазине «Ирис — домашний трикотаж» Трикотаж дешево, купить ночные сорочки, купить туники, купить трикотаж

Разное

Как вести переписку: Как вести деловую переписку грамотно и корректно

Содержание

Как вести деловую переписку грамотно и корректно

«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…» 

Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».

Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.

Мы выбрали 26 полезных советов из книги. 

 

 

1. Укажите тему

Без темы письмо затеряется и может быть непрочитанным. В хорошем письме из названия понятно, чего вы хотите от получателя. Дать задание: «до вторника проанализировать базу данных», прислать документы — «отчет по зарплатам за ноябрь», задать вопрос — «когда организуем общее собрание?», проинформировать — «встреча с клиентом завтра в 14:00».

 

 

2. В одном письме — одна тема

Не задавайте вопросы сразу по нескольким проектам: вам это удобно, а читателю придется переключаться между разными темами. Если накопилось много вопросов, пишите отдельными письмами.

 

 

3. Делите текст на абзацы

Так текст будет легче восприниматься. В первом абзаце изложите суть вопроса, а в остальных — детали, предысторию и тонкости. Напишите письмо так, чтобы получатель просмотрел его по диагонали и понял, о чем речь.

 

 

4. Долой небрежность

Людей раздражают тексты без заглавных букв, знаков препинания, с опечатками и сокращениями «спс» и «пжлст». От таких писем несет неуважением. Поэтому не пишите в спешке и обязательно перечитывайте текст перед отправкой. Это этикет деловой переписки.

 

 

5. Сразу давайте вспомогательные материалы

Прикрепляйте к письму дополнительные документы, а самое важное из них выносите в текст. Не заставляйте адресата искать информацию в корпоративных папках, рыться в архивах или скачивать с других сайтов. Чем больше работы вы проделаете за человека, тем легче и приятнее ему будет с вами сотрудничать.

 

 

6. В длинном письме акцентируйте внимание на главном

Поделите текст на разделы с подзаголовками, проиллюстрируйте сказанное ссылками и примерами, пронумеруйте темы и вопросы. Сделайте письмо упорядоченным, чтобы адресат не потерялся в бесконечном полотне текста.

 

 

7. Правильно ставьте ссылки

К каждому линку давайте подводку — объясняйте получателю, что там и в какой ситуации это нужно открывать. Длинные ссылки ставьте в отдельный абзац или сокращайте через специальные сервисы. Если ставите линк на текст, то обязательно на словосочетания, а не на отдельные слова «здесь», «тут», «по ссылке». 

 

 

8. Соблюдайте структуру

Когда человек получает письмо, он ожидает увидеть в нем имя отправителя, тему, приветствие, суть разговора, вопрос или призыв, подпись и контакты.

 Все это — структура письма. Если их ставить в произвольном порядке, получателю будет сложно найти нужную информацию. Таковы правила деловой переписки по электронной почте.

 

 

9. Представляйтесь коротко и по сути

В письме незнакомому человеку напишите о себе в начале текста — как вас зовут, чем вы занимаетесь и как ваш запрос связан с работой получателя. Так с первых строк будут понятны точки пересечения.

 

 

10. Внимательно с именем

Ошибки в имени — самые неприятные для читателя. Не путайте Ксению с Оксаной, а Марину с Марией. Называйте человека так, как он представился: Маргарет — это не Рита и не Марго, а именно Маргарет, Александра Александровича не стоит звать Сан Санычем.

 

 

11. Не называйте коллег уменьшительно-ласкательными именами

Особенно, если хотите сгладить впечатление от плохой новости. «Лешенька, текст хороший, но вот тебе список того, что нужно переделать», — такие обращения жутко раздражают собеседника.

 

 

12. Знакомьте новых людей в переписке

Если вам пишет клиент с просьбой решить его задачу, а это не в вашей компетенции, не стоит отвечать ему так: «Здравствуйте, это вопрос к руководителю отдела продаж. Она в копии». Это создает неудобную ситуацию для обеих сторон: клиент не знает, как обращаться к РОПу, руководитель не понимает, в чем дело. Представьте людей друг другу и коротко изложите проблему клиента в письме.

 

 

13. Не используйте слово «коллеги»

В корпоративной среде оно стало штампом, который означает пренебрежение и снятие ответственности. Если пишете письмо нескольким людям, лучше обратиться к ним по именам: «Миша, Света, Алина, отправляю вам отчет». Если адресатов больше трех, достаточно написать «Здравствуйте» или «Привет».

 

 

14. Не проводите планерки по почте

Особенно если собрание без конкретной темы, а с посылом «надо подумать». В переписке начнется хаос: люди будут отвечать, когда им удобно, затеряется важная информация. Если хотите что-то обсудить, лучше создать гугл-форму, где каждый напишет свое мнение.

 

 

15. Не пишите раздражающих штампов

В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а других бесят. «Доброго времени суток», «нижайше прошу», «я вас услышал», «просьба принять к сведению», «спасибо за внимание», «будьте так добры», «прошу рассмотреть возможность»  — эти слова используют, чтобы замаскировать раздражение. Избегайте их в своих письмах.    

 

 

 

16. Не выходите за рамки делового общения

Обычное пожелание хороших выходных и вопросы об отпуске в переписке — это вторжение на личную территорию собеседника. Не пишите коллегам о еде и алкоголе, если вы не планируете корпоратив.

 

 

17. Не делайте выводы за получателя

Не стоит угадывать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет и чего боится.

Когда ставите задание подчиненному, вместо «Это не составит труда» напишите: «Если это трудно, дайте знать». Забудьте фразы в стиле «у вас это займет не больше часа».

 

 

18. Оценивайте работу, а не человека

 

Следите, чтобы оценка касалась только поведения или работы человека, а не его личности.

 

Не пишите: «Ваш журналист — дилетант». Объясните, что именно в его работе вам не понравилось.

 

 

19. Не манипулируйте

Хотите, чтобы подчиненный вышел на работу в свой выходной день, — прямо попросите его об этом, объяснив ситуацию. Не используйте в письме избитых фраз в стиле «мы же как семья, а семью не бросают».

 

 

20. Не пишите «заранее спасибо»

Эта фраза раздражает получателя. Кажется, что это слова вежливости, но на самом деле они говорят: «Я тебя уже поблагодарил, значит, ты обязан все сделать».

 

 

21. Критикуйте прямо

Высказывайте свои претензии коллегам без фраз типа «сразу видно, что вы писали это ночью».  

 

Говорите прямо, чем вы недовольны, без перехода на личности и подколки. Это честно и открыто.

 

 

 

 

22. Не «пинайте» собеседника

Если человек должен выполнить какое-то задание, не стоит ему постоянно об этом напоминать. Волнуетесь, что он не успеет к дедлайну? Так и напишите: «Привет, волнуюсь по поводу презентации на среду. Дай знать, если могу чем-то помочь». 

 

 

23. Признавайте проблемы

В случае нелепой ситуации с коллегами или клиентами не делайте вид, что все нормально. Напишите как есть: «Ребята, дурацкая ситуация произошла. Прошу прощения». И предложите план выхода из нее.

 

 

24. Не пишите на эмоциях

Под влиянием сильным чувств вы думаете, что сможете доходчиво объяснить причину своего гнева собеседнику. На самом деле, вы только усугубите ситуацию.

Когда эмоций слишком много, нужно взять паузу, собраться с мыслями и написать письмо позже.

 

 

25. Холодные письма — в спокойном тоне

Пишите, как незнакомому человеку. Не переходите на «ты» и не заигрывайте с адресатом, отбрасывайте любой креатив. Просто представьтесь и изложите свое предложение максимально коротко.

 

 

26. На вакансию откликайтесь по пунктам

В тексте вакансии обычно указывают требования к кандидату. Отвечайте в той же очередности. Не обманывайте, если чего-то не умеете, а делайте акцент на том, что быстро учитесь новому.

 

 

Приобрести книгу можно по ссылке.

Как правильно вести переписку с клиентами

«Наша цель не гайки закрутить»

Джанни Джакомелли руководит инновациями в Genpact – фирме по оказанию профессиональных услуг в сфере цифровой трансформации, где проводилось описанное в статье исследование. Джакомелли рассказал HBR об этом проекте и о его влиянии на работу компании. Вот несколько выдержек из этого разговора.

– Зачем вообще понадобилось изучать электронную переписку сотрудников компании?
– Компания огромная – 80 000 сотрудников в нескольких часовых поясах. Синхронизировать коммуникацию непросто, поэтому электронная почта играет важную роль. В целом она хорошо отражает взаимодействие сотрудников.
– Как коллектив узнавал о выкладках аналитиков?
– У нас одного клиента может обслуживать группа из 500 человек. На презентации исследования мы приглашали по два лидера от группы: операционного, контролирующего ход работ, и коммерческого, следящего за финансовыми результатами. На первых двух встречах мы объяснили матчасть: что такое простой язык, скорость ответа, единство точки контакта. Потом стали передавать лидерам месячные отчеты, чтобы те информировали свои команды на летучках.
– Не займут ли люди оборонительную позицию, узнав, что кто-то следит за их перепиской?
– Мы быстро поняли, что наша цель – не закрутить гайки, а показать, как шла работа в коллективе и что принесло плоды. Поэтому мы в основном перешли к обобщенным данным по группе.
– Люди любят сыпать терминами, чтобы выглядеть умнее. Сотрудников не удивило, что клиенты предпочитают простоту?
– Еще как! Наши специалисты часто выражаются очень профессионально. Однако результаты опроса однозначно показали: говорить надо проще, чтобы собеседнику не надо было гадать, что вы имели в виду. По большей части наше общение с клиентом направлено на конкретный результат: оно должно быть отлаженным и простым. Если же вы занимаетесь цифровыми инновациями, преобразованиями бизнеса, чем-то творческим, то факторы успеха коммуникации другие.
– Анализ затронул какие-то сферы, кроме удовлетворенности клиентов?
– Его можно использовать для разных задач. С его помощью мы выявили паттерны, свидетельствующие о разочарованности сотрудника и его возможном скором увольнении. Еще можно оптимизировать введение в курс дела новых сотрудников. Мы увидели, что надежной приметой будущего успеха служат размер, структура и органический рост внутренней сети общения человека в первые 6–9 месяцев работы. Еще мы стали применять аналитику для коучинга: показываем, какие приемы хорошо работают и как развивать сеть контактов.
– Вы продолжили анализировать почту после завершения исследования?
– Нет, мы перестали следить за этим, но зато внедрили, например, ролевые игры при обучении: показываем, какие факторы влияют на удовлетворенность клиента при наших масштабах работы.

Как вести деловую переписку: почта, чаты, мессенджеры

Есть у делового общения свои особенности? Как правильно общаться со сторонниками, партнерами, потенциальными жертвователями и грамотно вести беседу в социальных сетях и по электронной почте? Своим опытом с Теплицей поделились руководитель социальных проектов и программ, координатор кампаний Агентства социальной информации Ольга Дроздова и фандрайзер благотворительной организации «Ночлежка» Виктория Рыжкова.

Чаты и мессенджеры: советы Виктории Рыжковой

Виктория Рыжкова, фандрайзер «Ночлежки».

По мнению Виктории Рыжковой, мессенджеры – наиболее удобный для коммуникации канал. «Сообщения не уйдут в спам, как бывает в электронной почте, да и не всем удобно разговаривать по телефону. Именно в мессенджерах можно оперативно решить вопрос или договориться о звонке, если это действительно необходимо», – отметила специалист.

Когда пишут вам

1. Начинайте с благодарности. Если в группе вашего проекта пользователи оставляют комментарий, указывают на какую-то неточность или задают вопрос, поблагодарите их за бдительность. Напишите «Спасибо, что заметили, обратили внимание, спасибо за теплые слова».

2. Не переходите на личности. Если вы видите негативный комментарий, старайтесь вежливо объяснить, почему вы приняли то или иное решение. Но ни в коем случае не переходите на агрессию. Если чувствуете, что не справляетесь с ответом, позовите ваших сторонников или коллег, которые смогут поддержать вас в беседе. Если собеседник продолжает оскорблять, стоит предупредить, что его сообщения могут быть удалены.

«Все правила деловой переписки укладываются в элементарные правила вежливости». Виктория Рыжкова

3. Не игнорируйте сообщения, даже если вопрос не к вам. Всегда показывайте значимость сообщений тех, кто к вам обращается. Соедините человека с нужным специалистом или коллегой, порекомендуйте, к кому, по вашему мнению, лучше всего обратиться с этим вопросом или проблемой.

4. Если комментарии по работе начинают оставлять на вашей личной странице, вежливо объясните, что это ваша личная страница. Вы имеете право не отвечать здесь на служебные вопросы, указав при этом наиболее удобный способ, а также время общения.

Когда пишете вы

1. Пишите в рабочее время. Не стоит писать в выходные, ранним утром или ночью. Нужно понимать, что для деловых вопросов есть рабочие часы, а в остальное время люди отдыхают.

«Если я хочу, чтобы в выходные, поздним вечером и по ночам мне не писали и не звонили по рабочим вопросам, то я поступаю так же и с теми, к кому обращаюсь». Виктория Рыжкова

2. Не используйте отчество. В мессенджерах стоит обращаться просто по имени, но если человек вам незнаком, то все же стоит сохранить уважительную дистанцию, обращаясь к собеседнику на «вы».

3. Будьте лаконичными. Если вы пишете человеку в первый раз, представьтесь и коротко расскажите, кто вы и по какому вопросу пишете. Например, так: «Добрый день, Иван! Я Виктория, фандрайзер «Ночлежки». Хочу предложить вам стать партнером нашей благотворительной акции». И далее вы либо решаете вопрос в переписке, либо договариваетесь, когда вам будет удобно созвониться.

Еще по теме: Как презентовать социальный проект

4. Если не отвечают, не делайте поспешных выводов. Если на ваше сообщение вы не получили ответ, это не значит, что человек вас игнорирует. Наличие многих мессенджеров существенно увеличило объем информации. Напомните, о чем вы договаривались, будьте активными, но не назойливыми: уточняйте, когда человек сможет ответить, тогда он про вас не забудет. Если человек даже не прочитал сообщение, “постучитесь” в другую социальную сеть. Вполне возможно, что собеседник просто не пользуется этим каналом для коммуникации.

5. Перед отправкой сообщения просмотрите профиль собеседника. Мессенджеры хороши тем, что можно отслеживать, чем занимается человек. Посмотрите ленту, оцените увлечения, поведение и посты человека. Все это поможет подобрать наиболее эффективный способ коммуникации и соответствующий стиль письма.

Как общаться по электронной почте

По мнению Ольги Дроздовой, поскольку письмо выглядит более солидным и официальным, то оно, в первую очередь, подходит для делового общения или, во всяком случае, для его начала. «Конечно, при развитии сетей и доступности людей через сети мы пишем не очень знакомым людям сообщения в мессенджеры, я сама так делаю, но в этом сообщении я спрашиваю, как лучше общаться дальше. Все-таки письма от имени организации – это часть ее бренда, коммуникативной стратегии, и это мы должны учитывать в переписке», – говорит специалист.

Один из плюсов электронного письма в том, что оно не требует немедленного ответа. Более того, такое письмо не может рассматриваться как вторжение в личное пространство, как сообщение в мессенджере или тем более телефонный звонок. «Но по этикету письмо ответа требует, поэтому вы вправе на него рассчитывать и напоминать. Тут уже можно подключать другие способы связи, если не получили его в течение трех дней» – объяснила Ольга Дроздова.

Боле того, в почте переписка более упорядочена, сообщения можно потом отсортировать, чтобы найти нужную информацию.

Советы Ольги Дроздовой

Ольга Дроздова, руководитель проектов Агентства социальной информации.

1. Важно имя отправителя. Главное – быть понятными и вежливыми, соблюдать элементарные правила и помнить об адресате. Например, ваш адрес: адресату должно быть понятно, от кого письмо, часто бывает, что имя отправителя – набор букв (по всей видимости, аббревиатура организации, но иногда со стороны выглядит абсурдно), или одно имя человека (Лена, Сергей и пр. ), иногда уменьшительное или даже что-то забавно-веселое (абракадабра, Милка76 в сочетании с mail.ru или yandex).

На такое письмо можно не обратить внимание, оно очень похоже на спам и легко может оказаться в этой папке. Лучше, конечно, чтобы поле «имя отправителя» было заполнено полным именем или содержало краткое название организации.

Электронное письмо – это уже не тот эпистолярный жанр прошлых веков, сейчас не стоит перегружать его длинным обращением с перечислением всех должностей и регалий, уведомлений в совершенном к вам почтении. Но и не стоит относиться к ним небрежно, если это не переписка с теми, кто понимает вас с полуслова.

2. Не забывайте указать тему письма. Поле «тема письма» тоже должно быть заполнено так, чтобы получатель понял, что это точно имеет к нему отношение, что это не спам. Иногда непросто коротко сформулировать это, в таком случае можно написать в теме название своей организации и повод к обращению (вопрос, просьба о чем-либо, запрос на информацию/экспертное мнение/контакт).

3. Отправляете документы – дайте описание к ним. Если вы пересылаете документы (даже те, которые ожидаются на той стороне), не сочтите за труд написать краткое сопроводительное письмо или хотя бы подписаться.

4. Шрифт в письме должен быть однообразным и хорошо читаться. Не стоит экспериментировать с необычными шрифтами, разными цветами, размерами и другими украшательствами, злоупотреблять смайликами, капслоком и восклицательными знаками. Это выглядит по-дилетантски.

5. Представьтесь. В письме надо обязательно представиться, а это почему-то делают не все. Хороший и вполне достаточный способ представления – подпись в конце письма. Здесь вы можете написать ваше имя, должность/позицию в организации, которую представляете. Здесь нужно соблюдать золотую середину – просто фамилии и инициалов недостаточно, нужно, чтобы было понятно, как к вам обращаться – по имени или по имени-отчеству, но длинного перечисления всех ваших регалий, научных званий, лауреатств тоже не надо.

6. Обратите внимание на подпись. В подписи должны быть указаны альтернативные способы связаться с вами – те, которые вам удобны, и ссылки на ресурсы организации – сайт, страницы в сетях, способы поддержать организацию, слоган организации. Еще важный элемент подписи – пожелание адресату: «с уважением» и пр. – это вежливая формальность, но ею не стоит пренебрегать. Когда «с уважением» сокращается до «с/у» или «с ув.», это выглядит совершенно неуместным канцеляризмом.

7. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и автозамены, особенно когда мы быстро пишем с телефонов, вполне возможны, а оправдываться потом бывает сложно.

8. Отвечайте на письма. Не сразу, но в течение двух-трех дней, иначе это выглядит как отказ от общения. Если вы в отпуске или не можете отвечать по другим причинам, сделайте автоматический ответ с уведомлением о том, когда вы будете доступны и к кому можно обратиться прямо сейчас.

Редакция Теплицы рекомендует вам подписаться на telegram-канал «Деловая переписка», в котором вы узнаете, как писать по работе, найдете примеры, шаблоны и разборы от авторов книги «Пиши, сокращай» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой.

Как вести деловую переписку по электронной почте – POPEL Agency

На самом деле, статей о том, как вести деловую переписку, — пруд пруди. Я не расскажу вам чего-то очень уж оригинального. Но сколько бы ни было статей на эту тему, а всё равно она остаётся злободневной, и всё равно нам приходится с прискорбной регулярностью получать письма, которые описанным рекомендациям никак не соответствуют.

Многие к электронной переписке относятся небрежно и строчат письма спустя рукава, не задумываясь и не пытаясь соблюсти даже отдаленное подобие этикета. А зря! По электронному письму можно сделать немало выводов о его авторе — насколько этот человек вежливый, грамотный, вдумчивый и, в конце концов, насколько он адекватный.

Ниже я напишу несколько простых советов, как вести деловую переписку.

1. Пишите осмысленные заголовки к письму

Осмысленные — это не в духе «Привет!»

или «Как дела?». В теме письма должна отражаться главная мысль письма. Например, если речь пойдет о том, когда необходимо сдать визитки в печать, заголовком уместно указать «Сроки сдачи визиток в печать». Не ленитесь!

2. Не отправляйте письма без заголовка

Такие письма — это признак жуткой лени. Кроме того, любая почтовая программа и большая часть адекватных почтовых сервисов и сами будут пытаться подтолкнуть вас к тому, чтоб вы указали тему.

3. Не пишите в заголовке письма само письмо

Жутко раздражает, когда люди пишут письмо в самом заголовке. Не отправляйте писем в духе «Привет! Помнишь, мы вчера общались на тему шин? Так вот…».

4. Если тема общения изменилась — не продолжайте ветку Re:

«Re:» — сокращение от слова Reply, т.е., «ответ». Часто почтовые сервисы и почтовые программы вставляют этот префикс автоматически, когда вы отвечаете на письмо. Многие люди продолжают одну тему переписки бесконечно. В итоге, заголовки к их письмам выглядят как «Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Как дела?». Хотя в последнем письмо такой переписки очень может быть уже давно ведётся на совсем другую тему.

5. Начинайте письмо с приветствия!

Начинайте письма с приветствия! Можете писать «Привет!», можете писать «Здравствуйте!». Лучше не писать «Добрый день!» или «Доброе утро!» потому что вы не знаете, когда человек получит письмо. И конечно, не нужно писать «Доброе время суток!».

Ещё лучше, в это приветствие включать имя.

«Здравствуйте, Роман!».

Таким образом, вы продемонстрируете, что относитесь к вашему адресату с уважением. А уважение — это вообще очень полезная в деловой переписке штука.

6. НИКОГДА НЕ ПИШИТЕ ПИСЬМА ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ

На письме заглавные буквы воспринимаются как крик. Не верите? Вот вам пример письма:

«Привет! Когда вернешь удочки?» — это письмо написал нормальный здоровый человек.

Оно же:

«ПРИВЕТ! КОГДА ВЕРНЕШЬ УДОЧКИ?» — от такого письма бросает в дрожь. Вы понимаете, что если вы не вернете удочки, быть беде.

Есть и ещё один вариант, как не нужно писать письма.

«привет! когда вернешь удочки?» — от такого письма веет меланхолией…

Заглавные буквы в предложениях используют не просто так. Они улучшают читабельность. И, кроме того, это же правила русского языка!

7. Не пользуйтесь многоточиями

В деловой переписке лучше вообще никогда не пользоваться многоточиями. Многоточия — это недосказанность. И на мой вкус — меланхоличность.

«Привет… Я сегодня не приду…»

Когда читаешь такое письмо, невольно проскакивает ощущение, что его автор, возможно, уже никогда не придет.

8. Не пишите на подонковском языке

Не используйте в деловой переписке оборотов в духе «Прет!» (вместо «Привет!») или «Дароф!» (вместо «Здорово!»). Ну и всякие там «Збс» и «Пипец» тоже не стоит использовать.

9. Не пишите цветные буквы

Не нужно присылать письмо с раскрашенными буквами в тексте письма. Деловое письмо — это не тетрадка отличницы.

10. Когда же можно писать «Вы» с большой буквы?

Когда вы обращаетесь к человеку в письме на «Вы» — писать это слово с большой буквы можно! И знаете, даже нужно.

11. Подписывайте письма

В конце письма не ленитесь ставить подпись. В подписи обязательно указывайте имя и фамилию, а перед этим уместно сделать приписку «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Один мой коллега подписывает письма так: «Улыбаясь».

Но если не хотите оставлять пожеланий — не нужно. Это не догма. А вот имя и фамилию оставлять стоит.

12. Оставляйте дополнительные контактные данные

В конце письма, под подписью, оставляйте контактные данные! Как минимум телефон. А лучше — весь набор (скайп, сайт, телефон, ICQ).

Вот и всё! Казалось бы — ничего сложного. Никаких тут откровений нет. Но если вы будете вести деловую переписку с оглядкой на эти советы, уверен, в вашей жизни случатся скорые и разительные перемены к лучшему!

7 ошибок в переписке, которые стоят вам репутации

Наши предки не могли даже представить себе, что письмо в тысячу слов или краткое послание «Привет, с добрым утром!» моментально получит адресат в любой точке мира. Что ж, с тех пор как в древности появилась первая переписка на глиняных табличках, многое изменилось. Однако спустя века люди продолжают делать ошибки. При этом в современном мире речь идет не о банальных ошибках в словах, а о позабытой порой этике, уместности выражений и умении достойно вести онлайн-переписку в любой ситуации.

AdMe.ru предлагает приглядеться к наиболее типичным промахам в виртуальных диалогах, чтобы увидеть себя со стороны.

1. Увеличьте лимит на время ожидания ответа

Не спешите «бомбардировать» сообщениями вроде «Так как?», «Вы в эфире?», «Можете ответить?» никого, даже самых близких друзей, не говоря уже о деловых партнерах. Даже если ответ вам нужен очень срочно. Лучше позвонить один раз, чем строчить кучу сообщений подряд.

«Неужели для них это неважно?», «Мы же договорились», — скажете вы. Да, зачастую люди действительно не понимают, как это важно для вас. Но не стоит во всех случаях связывать отношение собеседника к вам со скоростью его ответа. У каждого есть работа, личные обстоятельства и заботы, а иногда человеку просто нужно время на обдумывание. Конечно, если ответ не приходит слишком долго, можно сделать вторую попытку, которая и прояснит, стоит ли продолжать общение.

2. Краткость во избежание недоразумений

Шутки, метафоры, сарказм и поэтические строки делают наше общение более насыщенным. Но, как и хорошая шутка, они должны быть лишь вишенкой на торте. Длинный исчерпывающий ответ при общении с посторонними людьми не всегда уместен. Распинаясь перед человеком, вы выглядите так, будто занимаетесь самолюбованием. «Сейчас процитирую вам Шопенгауэра», — говорите вы, и люди думают: «Ну и зануда».

Длинные и красивые послания, разумеется, не запрещены. И если человек отвечает вам развернуто, вы можете продолжать переписку в том же духе. Но на вопрос о том, какая у вас погода, даже близкие обычно ждут от вас не великолепного стихотворения, а четкого совета, брать свитер или нет. Тем более важен короткий запрос в рабочем режиме: вы зарекомендуете себя как человек, который ценит время коллег.

3. Универсальная и индивидуальная манера общения

Мы живем в социуме, где каждый человек имеет одновременно несколько кругов общения: круг коллег, друзей, родственников, круг знакомых в спортзале, например. И в каждом из них чаще всего бытует свой сленг. Коллеги любят употреблять словечки, связанные с работой, у друзей и родственников есть свои фишки из жизни, о которых знают только они, в спортзале — свои термины.

Если начать разговаривать на «рабочем языке» в кругу родственников, они мало что поймут и будут раздражаться, потому что первая реакция людей на неизвестное — враждебность. Эти правила распространяются и на онлайн-переписку. Не стоит писать девушке: «Сегодня опять весь день чекапил баги, кастомер торопит нас с релизом», если она, что называется, не в теме. А девушке нет смысла отправлять сообщение парню в духе: «Я нашла на сэйле лиловые каффы и такого же цвета ромпер, как ты думаешь, мне пойдет?» Будьте тактичнее, принимайте во внимание стиль общения и сферу знаний своего собеседника.

4. Не путайте фамильярность с ласковым обращением

Ласковое обращение и шуточные прозвища — неотъемлемая часть семейного и дружеского общения, ведь людей связывают давние теплые отношения. Но некоторые собеседники уже на первой стадии общения склонны к проявлению панибратства. Такое резкое сокращение дистанции без приглашения вызывает у людей защитную реакцию. Они закрываются и стараются держаться от «неадеквата» подальше.

Важно чувствовать разницу между проявлением бесцеремонности к новым знакомым в сети и общением на короткой ноге с давним другом или коллегой. А если ваша переписка началась с человеком из другой страны, узнайте заранее о нюансах общения тем более! Например, в Польше культурное обращение к мужчине или женщине будет начинаться со слов «пан» и «пани» — аналога нашего «вы».

5. Контроль над смайлами

Смайлики — замечательное изобретение. Кстати, летом 2017 года команда археологов обнаружила на раскопках в Италии самый древний смайлик на кувшине, изготовленном еще до нашей эры. В 1972 году Франклин Лауфрани придумал изображение смайлика, спустя 10 лет Скотт Фалман предложил использовать двоеточие, дефис и скобку, а в 1998 году японец Сигэтака Курита создал первые эмодзи. И понеслось.

Иногда смайлы бывают куда красноречивее слов, но не впадайте в крайности: одна закрывающая скобка не заменит приятное слово. А при романтической переписке 10 смайлов, 5 из которых улыбочка, а 5 — поцелуйчик, произведут куда меньшее впечатление, чем короткое «Скучаю, целую».

6. Научитесь читать скрытые сигналы

Обычно, когда человек готов завершить переписку или ему не особо интересна обсуждаемая тема, его длинные предложения сменяют однообразные «Да», «Вы правы» или «Так и есть», а значит, самое время плавно завершить общение. А если он, наоборот, хочет продолжить общение, то будет задавать вопросы, чтобы не дать вам уйти. Чтобы ваш диалог не превращался в монолог, наблюдайте за реакцией собеседника.

Не бойтесь импровизировать: иногда неожиданный вопрос может помочь узнать о человеке больше, чем недельная переписка в однообразном режиме. Но соблюдайте приличия: неожиданный вопрос не должен обескуражить, напугать или разочаровать собеседника.

7. Ваше сообщение как индикатор образованности

Некоторые люди считают, что за ошибками нужно следить только в диктантах, рефератах и в официальной документации, а в дружеской онлайн-переписке можно «не напрягаться». А зря. Человека встречают по одежке, так вот «одежка» в сети — это ваше фото на аватаре и тексты, которые вы пишете. Если в вашем сообщении нет ошибок, а запятые расставлены правильно, собеседники воспринимают вас как серьезного человека. Конечно, некоторые знаменитые люди писали «неразборчиво» и не особо грамотно, но в наш век технологий только ленивый может позволить себе кучу ошибок.

Близкие и друзья могут легко закрыть глаза на явные ошибки, «шуточные очепятки» и отсутствие запятых, но возьмите за правило уделять время орфографии и пунктуации в публичных обсуждениях, обновлениях вашего статуса и в личной переписке. Вы, вероятно, и сами не раз наблюдали, как безграмотные комментарии неудачно отражаются на репутации людей. В лучшем случае вас могут просто не понять.

А какие промахи в онлайн-общении чаще всего замечаете вы?

Чат-этикет: как вести деловую переписку в мессенджерах и не раздражать собеседника

Деловые контакты переместились из телефонных разговоров в электронную почту и мессенджеры. Каналов связи — множество, а рисков испортить отношения — еще больше. Вам отправляют письмо, напоминают о нем в Facebook, а потом добивают звонком.

Эксперт по моделированию поведения и этикету, преподаватель в European Business Association Анна Чаплыгина написала для Vector колонку с правилами, которые уберегут вас от провала, помогут наладить отношения с потенциальными партнерами и ответят на вопрос «Можно ли отправлять смайлики незнакомцам?»

Анна Чаплыгина

Выбирайте правильный канал связи

Любое общение строится на дистанции. Когда незнакомый человек вторгается в личное пространство, это раздражает. Подходить нужно издалека.

Электронная почта — самая безопасная дистанция, публичная. Мессенджеры в соцсетях — зона персонального диалога. Мессенджеры, привязанные к номеру телефона, — личная территория (незнакомый человек откуда-то знает мой номер — это вызывает беспокойство). Телефонный звонок — это вторжение, которое допустимо, только если все горит.

Не беспокойте людей в нерабочее время

От выбора канала связи зависит время реакции. Почта — всё, что не срочно. Ждать ответа можно в рамках рабочей недели, но не “на вчера”. Мессенджеры — в течение дня, но желательно поскорее. Телефон — “ответьте мне сейчас же”.

Отправляя сообщение, учитывайте, насколько быстро вы хотите получить обратную связь. E-mail можно написать, когда вам удобно, поскольку получатель откроет его, когда будет удобно ему. А вот деловой звонок в нерабочее время без весомой причины — это заявка на попадание в «черный список».

Деловые сообщения в мессенджер тоже должны приходить в рабочие часы, потому что они предполагают относительно быстрый ответ. Даже если человек вам не ответит, а только прочтет, его вечер уже будет испорчен: в голове запустится обработка входящего вопроса.

Обращайтесь по имени, но соблюдайте границы

Какой бы канал связи вы ни выбрали, в первую очередь, нужно поздороваться и представиться. Даже если это мессенджер в соцсетях, не стоит рассчитывать, что незнакомый человек пойдет анализировать ваш профиль. У него нет на это времени.

Представление себя — это добавление веса и значимости самому сообщению. Предложение на миллион от Маришки и Марины, руководителя такой-то компании, — два разных предложения.

При обращении упоминайте имя человека — это всегда персонализация. Когда пишете имя, будьте внимательны. Очень! Вам могут простить опечатки, ошибки в словах, но только не в имени. И не используйте уменьшительно-ласкательных форм. Если человек представляется на личной странице «Евгений Александрович», то не надо обращаться к нему «Женечка» или «Женя»: это нарушение границ, которые уже обозначены.

Не переходите на “ты” раньше времени

Даже если человек представляется как «Женя», «Аня», «Петя», он одного с вами возраста и работает в креативном поле, это еще не значит, что можно сразу переходить на “ты.” Обращение на «ты» или «вы» — вербальная форма дистанции. Сказать «ты» — все равно что подойти к незнакомому человеку и обнять его. Каковы шансы, что вас не оттолкнут?

Как и при живом общении, в мессенджерах для перехода на “ты” нужно время. Сколько? У всех по-разному. Сперва спросите собеседника, можно ли сократить дистанцию. Если всем так будет комфортнее, то прекрасно.

Формальный переход на “ты” без сближения в отношениях ничего не значит. Форма меняется, а качество коммуникации — нет. В данном случае лучше позже, чем раньше.

Не дробите сообщения

Главное правило мессенджеров — не дробите свое послание. Не надо писать «привет», «хочу сделать вам предложение», «что скажете». За такое злоупотребление вниманием отправляют в «черный список». Представьте, что у вас садится телефон, и можно написать только одно сообщение. Постарайтесь уместить всё, что хотите сказать, в это сообщение.

Не ленитесь перечитывать

Как бы вы ни спешили, как бы все ни горело, — не пренебрегайте чистотой текста. Опечатки — это плохо. При коммуникации в мессенджере человек не видит ни вашей мимики, ни того, как вы выглядите, ни во что одеты. Он видит только текст. Опечатки в тексте — это все равно что грязная одежда. Красивая, стильная, но грязная. Поэтому потратьте ещё одну минуту и перечитайте сообщение перед отправкой.

Выражайте мысли ясно и без лишних эмоций

Слова «дельце», «номерочек», «обедик» — это дешево. Возможно, они сработают в рекламных текстах, но не в деловой переписке. Также не стоит использовать при первом контакте эмодзи, стикеры, гифки. Будьте осторожны с восклицаниями и прописными буквами. Caps Lock и восклицательные знаки — это КРИК!!! Неконтролируемые эмоции в бизнесе, тем более при знакомстве, только отпугивают.

Не злоупотребляйте (а лучше избегайте) аудио и видеосообщениями

Люди не любят, когда им создают лишние неудобства. Поэтому прежде, чем записать аудио или видеосообщение, подумайте, как его примет собеседник. Сколько лишних усилий ему придется приложить? Возможно, позже вы оба решите, что так общаться быстрее и удобнее. Но вряд ли это сработает при первом контакте.

Общие чаты: больше людей — меньше лишних движений

Общаясь с коллегами и партнерами в общих чатах, будьте еще более внимательны к рабочему времени и дроблению сообщений. Каждое бесполезное привлечение внимания усиливает раздражение. Если есть вопросы, которые можно решить в личной переписке, лучше так и поступить.

В общий чат в первую очередь отправляйте информацию, которую нужно знать всем участникам. Если должны знать все, но сообщение адресовано конкретному человеку, указывайте имя этого человека.

Отдельная тема — знакомство людей через общий чат. Для того, чтобы познакомить двух людей с помощью общего диалога, сначала нужно получить согласие на это у каждого из них. Без исключений.

Думайте не только о своих задачах, но и о получателе — договаривайтесь

В любой нестандартной ситуации спрашивайте, как будет удобно собеседнику. Язык существует для того, чтобы люди договаривались. Если знаете, что у вас может возникнуть вопрос в нерабочее время, предупредите об этом человека заранее. Спросите собеседника, можно ли ему написать (и какой канал/мессенджер для этого лучше использовать) или стоит сразу звонить, чтобы информация не осталась без внимания.

Нестандартные ситуации в коммуникации — все равно что переговоры со злоумышленниками. Сначала предупреждаете, потом делаете шаг в сторону сближения — не наоборот.

Помните о здравом смысле

Цель мессенджеров — ускорить общение. Если переписка перестает быть эффективной, в ней возникает недопонимание и больше вопросов, чем ответов — возможно, стоит договориться о телефонном разговоре или личной встрече. Важно не безоговорочное соблюдение правил как таковых, а решение рабочих вопросов оптимальным способом — с уважением к своим и чужим личным границам.

Читайте нас в Telegram

Читайте также:

Материалы по теме IT: Материалы по теме Telegram:

«Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку

Эффективная письменная коммуникация — один из главных уроков, который компании вынесли в результате локдауна. Правильно сформулировать мысль и донести ее в том виде, в котором она у вас в голове, не самая легкая задача. Пусть многочисленные Zoom-встречи проходят куда продуктивнее, но только почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя самую важную информацию. Именно поэтому письмо должно быть легко читаемым. 

Но существуют моменты, которые злят любого получателя, — проверено на многолетнем опыте обмена электронными письмами. Вот они:

  • Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буквы, орфографические ошибки видны сразу и могут моментально вывести адресата из себя. 
  • Одно письмо — несколько мыслей. Неудобно, когда в письме заключено сразу несколько идей и предложений: если у других коллег, которые стоят в копии, появятся вопросы, переписка быстро превратится в один сплошной поток из переспрашиваний. Поэтому в тему письма лучше сразу выносить ту проблему, которая будет решаться в переписке.
  • Письмо в выходной день. «Как твой отпуск?» — самое последнее, что хочет получить человек во время заслуженного отдыха. Если вам прислали такой вопрос, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. На месте работодателя — сразу и вежливо объясните ситуацию, почему вы просите поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при этом не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу.  
  • Срочная задача. ASAP или «эта задача в приоритете» сразу заставляют адресата испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Нужно спокойным тоном перенести срок сдачи, либо предложить помощь.
  • Панибратство. Чтобы не допускать ошибку в имени или не переходить слишком рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / партнера формулировку комфортного к нему обращения с самого начала переписки.
  • Вспомогательные материалы следующим письмом. Перед отправкой перепроверьте несколько раз, точно ли вы приложили к письму все необходимые файлы. Если отправите их позже, вложения могут затеряться среди кипы других писем. 

Shuttesrtock/slava17

Кейсы

Деловая переписка не терпит шаблонов и канцеляризмов, поэтому о «добром времени суток» и «с надеждой на скорейший ответ» лучше забыть и заменить их на более человеческие и простые выражения. И все же в каждом деловом письме есть особая логика, которая отличается в зависимости от проблемы, решаемой в переписке. Ниже — несколько примеров ситуаций и советов, как решить все мирным путем и без нервных звонков.

Предложение о расширении сотрудничества

Здесь нужен индивидуальный подход, стандартных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь изначально прочувствовать своего клиента и ответить на следующие вопросы: «Какая информация ему понадобится?», «Как долго он будет принимать решение?», «Нужно ли ему время, чтобы посоветоваться с коллегами?». 

Как только вы прощупаете почву, переходите к презентации собственной идеи. Постарайтесь емко и кратко описать, в чем ключевой смысл вашего проекта. При этом не используйте водянистые выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите основные причины, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять уникальность продукта. 

Если это первое письмо, объедините в нем только ту информацию, которой будет достаточно для ознакомления. И уже в последующем можно высылать сметы, детали проекта и особенности реализации. Главное — соблюсти дружелюбный посыл и не тяготить клиента. Обычно давление считывается сразу, поэтому не ждите от него сиюминутного принятия решения.

Что должно быть в вашем письме:

  1. Суть предложения.
  2. Описание проекта.
  3. Какую проблему решает продукт.
  4. Какие задачи стоят перед продуктом.
  5. Конечный результат, решение.
  6. Сроки реализации.
  7. Стоимость.
  8. Дедлайн ответа.

И в конце можно предложить дополнительный звонок, если клиент захочет обсудить проект детальнее.

Письмо потенциальному клиенту/партнеру по проекту

Одно дело, если вы выступаете с идеей о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совершенно новый продукт. Тут тактика написания письма меняется. Вам нужно соблазнить потенциальных партнеров или рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как? 

Во-первых, письмо должно быть персонализированным. Укажите имя адресата, чтобы письмо не выглядело рассылкой. Нелишними будут пара красивых слов о работе той компании или человека, на чью почту вы адресуете предложение.

Людям всегда нравится получать комплименты, а письмо с предложением нового продукта — лучший случай их сделать.

Стоит упомянуть успешно реализованные кейсы этой организации, чтобы адресат понял, насколько вы заинтересованы в сотрудничестве.

Во-вторых, дать получателю возможность отказаться. Именно этот посыл еще больше подтолкнет адресата на положительный ответ. 

В-третьих, не раскрывать все карты. По минимуму рассказать о продукте и предложить подробнее ознакомиться с дополнительными материалами, если у компании возникнет интерес.

Напоминание о дедлайне

Это очень щепетильная тема. Сделаешь коллеге замечание до дедлайна — только разозлишь его, а после истечения срока уже и сам будешь зол. С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании. Не нужно прятаться за вопросом «Как дела?». Лучше напрямую спросить «Как продвигается работа?», так как любые попытки подобной маскировки будут только раздражать коллегу. 

Поинтересуйтесь, как вы можете помочь в выполнении задачи или ускорить процесс — тогда ваш подопечный точно почувствует заботу. Главное, чтобы это выглядело искренне, а не лестно. Если он отвечает не сразу, постарайтесь терпеливо ждать и не сбрасывать на него множество коротких гневных сообщений с просьбой выслать все ASAP. 

Наем нового сотрудника

Приглашение нового специалиста в команду — отдельный вид переписки, в котором есть множество неочевидных моментов. Письмо не должно быть наполнено самолюбованием и бесконечными дифирамбами вашей компании. Если специалист достаточно компетентный, он почувствует неискренность в письме и ответит отказом. Поэтому на первом этапе не стоит давить на человека, лучше дать возможность заинтересоваться позицией.

Для начала представьтесь и дайте краткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности. А затем, как и в письме-предложении продукта, расскажите, чем вас впечатлил прошлый опыт работы кандидата и насколько он будет полезен в работе над проектами вашей организации.

Главное — в конце оставить «крючок» в виде предложения рассказать о вакансии поподробнее, человек точно на него клюнет или сразу ответит отказом. 

В последующей переписке обозначьте весь функционал и предложите оппоненту самому задать вопросы. Та часть, в которой работодатель и работник обсуждают заработную плату, обычно самая неловкая, но такого чувства можно избежать, если честно изложить все свои ожидания, дать право на отказ либо попытаться найти компромисс. 

Shutterstock/Pixel-Shot

Ответ на грубость в письме

Первое правило ответа на хамство — не отвечать хамством. Лучше спокойно начните диалог. С первых строк поблагодарите человека за обращение и признайте свою ошибку. Далее поделитесь своим видением ситуации и вариантом решения проблемы. Завершаем письмо вежливым предложением и готовностью продолжить общение.

Как достичь максимума

Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят любой текстовый скандал. Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ. 

Если вы злитесь на получателя письма или пытаетесь навязать ему свое мнение, это сразу чувствуется даже сквозь текст. Поэтому старайтесь делать письмо как можно более удобным для адресата и писать, избегая подтекстов и завуалированных смыслов.

Фото на обложке: Shutterstock/SvetaZi

Определение переписки по Merriam-Webster

соответствие | \ ˌKȯr-ə-ˈspän-dən (t) s , ˌKär- \

: переписка по почте или электронной почте также : писем или электронных писем. У меня на столе кипа корреспонденции.

б : новости, информация или мнение, предоставленные корреспондентом газеты или периодического издания.

: соглашение вещей друг с другом соответствие между орфографией и произношением

б : особенное сходство

c : отношение между наборами, в котором каждый элемент одного набора связан с одним или несколькими элементами другого — функция сравнения 5a

Как общаться с колледжем

Общение с представителями колледжей, которые вы рассматриваете, не похоже на болтовню с одним из ваших лучших друзей.Это, конечно, более формально, и вы хотите показать себя наилучшим образом, от отказа от текстовых сообщений до обращения к нужному контактному лицу. Но это еще не все. Один эксперт по приему объясняет, как это сделать.

Если вы лично не знакомы с кем-либо из приемной комиссии колледжа (ов), в который вы подаете заявление, помните, что вас будут в первую очередь судить по тому, что вы отправите в письменной форме. Часто ваша письменная переписка (включая электронные письма) становится частью вашего файла. По этой причине важно понимать следующее:

Как связаться с колледжем

Большинство учреждений предпочитают электронную почту и обычно отвечают таким образом с большей готовностью.Часто человек, который обрабатывает ваше дело, может быть вне офиса, читая приложения, или в дороге для встреч и набора персонала. Они часто увидят электронное письмо гораздо раньше, чем получат телефонный звонок. Рекомендуется указать свой номер телефона по электронной почте на случай, если они захотят с вами поговорить. Убедитесь, что ваша переписка ясна и лаконична. На прямые вопросы больше шансов получить прямые ответы, чем на расплывчатые.

Связано: Как поговорить с приемными лично и по электронной почте

Когда обращаться в колледж

Важно переписываться с колледжем, когда у вас есть уникальные вопросы, на которые может ответить только колледж.Если у вас есть общие вопросы, такие как информация о сроках, стоимости обучения или другие вопросы, которые обычно есть на веб-сайте колледжа, лучше сделать домашнее задание и найти его там. Если у вас есть вопросы по отделу, рекомендуется напрямую связаться с отделом (снова после просмотра веб-сайта). Убедитесь, что если у вас есть сложный вопрос, позвоните по телефону, а не по электронной почте, чтобы убедиться, что вопрос понят полностью, чтобы вы получили правильный и полный ответ.

К кому обращаться

Отправьте свой вопрос в самый нижний офис, который может на него ответить.Если вы отправляете вопросы директору или руководителю отдела, они часто будут переданы кому-то другому. Часто помощник, отвечающий на телефонные звонки отдела (прием, ваша специальность и т. Д.), Имеет ответы на все часто задаваемые вопросы, поэтому, если у вас есть вопросы такого типа, они, как правило, являются хорошим ресурсом для быстрого и точный ответ — но, опять же, сначала проверьте веб-сайт, так как там размещено много часто задаваемых вопросов. Колледжи ценят ваш интерес и часто отслеживают ваш контакт с ними, но обычно не впечатляются, если вы постоянно звоните и задаете вопросы, на которые можно ответить, просмотрев их веб-сайт.

Связано: Часто задаваемые вопросы консультантам по приему в колледж

Принять профессиональный тон

Поскольку колледжи принимают большинство своих решений на основе вашего письменного заявления, важно, чтобы ваш тон во всех письменных работах отражал вашу личность и делал вас реальным и интересным. Будьте осторожны с юмором, ведь очевидно, что вы шутите. Это может быть рискованно. Как правило, если вы не знаете, с кем ведете переписку, лучше поддерживать дружеский, но профессиональный тон.Используйте титулы с теми, к кому вы обращаетесь, например, директор, доктор, профессор, президент, декан и т. Д. Они показывают уважение. Не забудьте также поблагодарить их за то, что они потратили время на ответы на ваши запросы.

Используйте соответствующий язык

Ваш язык должен быть того же качества, что и документы, которые вы будете писать в колледже. Не используйте текстовые сообщения или сокращенный язык. Ваш язык многое говорит о вашем студенческом потенциале, поэтому убедитесь, что он лучше всего отражает вас. Если вы отправляете электронное письмо, проверьте орфографию в своих сообщениях и перечитайте их про себя или попросите кого-нибудь, кому вы доверяете, прочитать это, чтобы убедиться, что ваш текст и вопросы понятны и являются качественной работой (как если бы вы писали бумагу).

В обзоре

Внимательно просмотрите веб-сайт колледжа, чтобы узнать, есть ли там нужная вам информация. Если это не так, обратитесь к ассистенту в отделе, у которого может быть ответ, который вам нужен. Если вы не можете получить необходимую информацию, выясните, кому вы должны адресовать свой вопрос (вопросы), и отправьте электронное письмо (или оставьте им голосовое сообщение). Убедитесь, что ваш язык и тон отражают ваше желание учиться в колледже и вашу способность добиться там успеха. Не стесняйтесь практиковаться в том, что вы скажете, прежде чем позвонить, если вы нервничаете.Убедитесь, что вы получили всю информацию, необходимую для принятия наилучшего решения о том, в какой колледж вы хотите поступить.

Для получения дополнительных советов по поиску в колледж посетите наш раздел «Прием в колледж»!

Нравится то, что вы читаете?

Присоединяйтесь к сообществу CollegeXpress! Создайте бесплатную учетную запись и мы сообщим вам о новых статьях, сроках получения стипендии и многом другом.

Присоединяйся сейчас

соответствует глаголу — Определение, изображения, произношение и примечания по использованию

глагол Формы глагола
представляют простой I / you / we / они соответствуют
he / she / it соответствует

/ ˌkɔːrəˈspɑːndz /
Соответствует простому прошедшему времени

/ ˌkɔːrəˈspɑːndɪd /
причастие прошедшего времени соответствует

/ ˌkɔːrəˈspɑːndɪd /
-ing форма соответствует

/ nd10rəˈ71 перейти к другим результатам
  1. [непереходный] должен совпадать или совпадать с чем-то синонимом согласен, в сумме
    • Ваша учетная запись и ее учетные записи не совпадают.
    • соответствует чему-то Ваш отчет о событиях не соответствует ее.
    • соответствуют чему-то. Письменная запись разговора не соответствует (= отличается от) тому, что было сказано на самом деле.
    Дополнительные примеры
    • Движение точки на экране точно соответствует перемещению рычага управления.
    • Убедитесь, что этот номер соответствует номеру в документе.
    • Наличие нейтронов объясняет, почему атомный вес элементов не соответствует их атомным номерам.
    • Заработная плата не увеличивалась, чтобы соответствовать росту цен, вызванному войнами.
    Оксфордский словарь словосочетаний нарицательноепредложениеПосмотреть полную запись
  2. [непереходный] соответствует (чему-то) быть похожим на что-то или таким же, как что-то еще
    • Британская должность лектора примерно соответствует должности доцента в США.
    Дополнительные примеры
    • Их детские сады примерно соответствуют нашим дошкольным учреждениям.
    • Это слово примерно соответствует нашей «тоске по дому».
    Oxford Collocations DictionaryadverbprepositionСм. Полную запись
  3. [непереходный] переписываться (с кем-то) (формально), чтобы писать кому-то письма или электронные письма и т. Д. И получать от них письма или электронные письма и т. Д.
    • Она регулярно переписывалась со своим бывшим учителем.
    • Я переписывался с ним в прошлом.
    Oxford Collocations DictionaryadverbprepositionСм. Полную запись
  4. Слово Originlate Среднеанглийский: от старофранцузского корреспондента, от средневекового латинского корреспондента, от кор- «вместе» + латинского респондера, от повторного «снова» + спондера «обещать».

См. Соответствие в Oxford Advanced American Dictionary См. Соответствие в Oxford Learner’s Dictionary of Academic English Определение

соответствует The Free Dictionary

Если на протяжении всего своего правления Наполеон отдавал приказы относительно вторжения в Англию и ни на одно другое мероприятие не тратил столько времени и усилий, и все же за все свое правление ни разу не попытался осуществить этот план, а предпринял экспедицию в Россию, с какой страной он считал это желательно быть в союзе (убеждение, которое он неоднократно выражал) — это произошло потому, что его команды не соответствовали ходу событий в первом случае, но соответствовали во втором.Вердье, французский джентльмен, от которого я получил больше, чем ожидал (за шесть недель), и с которым я обещал вести переписку. Итак, вы можете представить, как я отбрасываю самые правильные французские буквы; и, если вы не верите, я сохраню черновик, чтобы показать вам, когда вернусь.

Количество органических изменений, как заметил Пикте, не совсем соответствует последовательности наших геологических формаций; так что между каждыми двумя последовательными формациями формы жизни редко меняются в одинаковой степени.

Формы, которые побеждены и уступают место новым и победоносным формам, обычно объединяются в группы, наследуя некоторую общую неполноценность; и поэтому по мере того, как новые и улучшенные группы распространятся по миру, старые группы исчезнут из мира; и последовательность форм в обоих направлениях везде будет соответствовать.

Действительно, факт относительно периодичности прибегания кашалота к данным водам настолько очевиден, что многие охотники полагают, что его можно было бы внимательно наблюдать и изучать во всем мире; если бы журналы одного рейса всего китового флота были тщательно сопоставлены, то было бы обнаружено, что миграции кашалотов неизменно совпадают с миграциями косяков сельди или полетов ласточек.

Я решил, что мне не следует быть идеальной наездницей, и поэтому я никогда не должен соответствовать вашему образцу леди. Доротея посмотрела прямо перед собой и заговорила с холодной резкостью, очень с видом красивый мальчик, что забавно контрастирует с заботливой любезностью ее поклонника.

Он говорил с точностью, как если бы он был призван сделать публичное заявление; и уравновешенная певучая аккуратность его речи, иногда соответствовала движение его головы было особенно заметно по контрасту с добрым мистером.

И, поскольку знание соответствует бытию, а незнание необходимости — не-бытию, для этого промежуточного звена между бытием и не-бытием должно быть обнаружено соответствующее промежуточное звено между неведением и знанием, если оно существует? власть находится в тех же руках, что и другие, но не под контролем закона; и этот вид олигархии в точности соответствует тирании в монархиях и тому конкретному типу демократий, который я в последний раз упоминал при трактовке этого государства: это имеет особое название династии.277 E), что Софокл внимательно следил за эпическим циклом в сюжетах своих пьес, мы можем предположить, что в общих чертах эта история близко соответствовала истории Эдипа, как она обнаружена в «Эдипе Тиранне». История Смита, однако, не может быть изменена. совершенно правильно, поскольку она регулярно переписывается с миссис Его смутное осознание было не более чем осознанием чего-то — что, кстати, очень точно соответствует смутному осознанию тайн рождения и смерти и тайн смерти обычного человека. запредельность, относительно которой у них нет определенного понимания.Этикет электронной почты

: как общаться с потенциальным работодателем

Когда вы приступаете к поиску работы, может быть трудно провести грань между профессиональным и подлинным, и есть определенные правила этикета, которые следует соблюдать.

Какое приветствие следует использовать? В какой момент в профессиональных отношениях вы можете расслабить свою прозу? Все это может стать проблемой, когда вы ведете переписку с работодателем во время поиска работы. Если вы нервничаете из-за ошибки, не волнуйтесь — у нас есть несколько отличных советов, о которых следует помнить!

Адреса электронной почты: изменение — это хорошо

Помните учетную запись электронной почты, которую вы создали, когда вам было 13 лет, и вы были одержимы кошками? К сожалению, пора положить этому конец.«[email protected]» не только непрофессионально, но и может поместить ваше приложение в стопку «не связываться». Рекрутеры ищут людей, которые считают себя зрелыми и способными, поэтому создайте учетную запись, в которой просто укажите свое имя или инициалы, и придерживайтесь их.

Совет: Будьте осторожны при использовании цифр в своем адресе электронной почты. 0 и 1 легко спутать с буквой O в верхнем регистре и буквой L в нижнем регистре.

Тема письма: краткое содержание сообщения электронной почты

.

Как и первое впечатление, тема электронного письма имеет решающее значение и часто определяет, захочет ли получатель его открыть.Не отталкивайте читателя многословной и нечеткой строкой темы. Не торопитесь, чтобы создать письмо, в котором кратко изложено суть письма. Подача заявки? Включите роль, на которую вы претендуете, в строке темы — это особенно полезно для рекрутеров, которые могут получать электронные письма о нескольких вакансиях.

Совет: Никогда не оставляйте строку темы пустой! При отправке резюме работодателю, как правило, достаточно указать в теме письма название должности.

Приветствие: правильно поприветствуйте

При отправке электронных писем потенциальным работодателям в большинстве ситуаций сработает начало с «Уважаемый» или «Здравствуйте». Если вы знаете имя человека, которому отправляется ваше электронное письмо, укажите его. Если вы вообще не знаете имя получателя, не усложняйте его, используя «Привет» или «Доброе утро / день».

Совет: В конце письма вы не ошибетесь, заключив слово «С уважением», за которым следует ваше имя.

Пунктуация: минимизируйте

Когда вы начинаете подавать заявление о приеме на работу, можно легко увлечься пунктуацией! Когда вы пишете электронному письму потенциальному работодателю, естественно, что вы хотите казаться мотивированным и взволнованным! Однако чрезмерное использование восклицательных знаков в электронном письме, связанном с работой, может показаться непрофессиональным !!! (Вы понимаете, что мы имеем в виду?)

Совет: Передайте волнение словами.»Я ценю ваше внимание» или «Я с нетерпением жду начала этого процесса» — эффективные способы сделать это.

Будьте кратки: переходите к делу

писем пропускаются довольно быстро, особенно рекрутеры, которые могут получать сотни писем в день. Это означает, что важно, чтобы электронные письма были краткими, но профессиональными. Не уходите от темы и не включайте посторонние подробности. Вместо этого выражайте свою точку зрения короткими, активными предложениями. Например, «Меня интересует позиция X» или «Я надеялся, что вы можете дать некоторое представление о Y».

Совет. Разбивайте длинные письма на небольшие абзацы, чтобы их было легче читать.

Помните эти простые советы по электронной переписке и начните поиск работы на правильном пути. Удачи!

Как произвести первое впечатление по электронной почте? Сообщите нам в комментариях!

Конъюгат «соответствовать» — английское спряжение

Полное спряжение слова «соответствовать»

Ориентировочно

он / она

соответствует

он / она

соответствует

он / она

соответствует

Я

соответствовали

вы

соответствовали

он / она

соответствует

ср

соответствовали

вам

соответствовали

они

соответствовали

он / она

соответствовало

вам

соответствовало

он / она

соответствовало

ср

соответствовало

вам

соответствовало

они

соответствовало

он / она

будет соответствовать

вы

будет соответствовать

он / она

будет соответствовать

вам

будет соответствовать

они

будет соответствовать

вы

будет соответствовать

он / она

будет соответствовать

ср

будет соответствовать

вам

будет соответствовать

они

будет соответствовать

Я

будет соответствовать

вам

будет соответствовать

он / она

будет соответствовать

ср

будет соответствовать

вы

будет соответствовать

они

будет соответствовать

Популярные английские глаголы

Узнайте наиболее часто используемые глаголы в английском языке.

Что значит переписываться?

Что значит переписываться?

Переписываться — значит общаться в письменной форме, соглашаться с чем-то или кем-то или согласовываться с ним. Примером переписки является то, когда вы пишете кому-то письмо или электронное письмо, а он отвечает.

Какой пример переписки?

Переписка определяется как общение, как правило, посредством писем или электронной почты. Примером переписки является обмен письмами между друзьями по переписке.(неисчислимо) Почтовые или другие письменные сообщения. …

Какие бывают виды переписки?

Виды переписки

  • Письма-запросы.
  • Исковые / претензионные письма.
  • Заявления.
  • Письма одобрения / увольнения.
  • Рекомендательные письма.
  • Обещающие письма.

Какие бывают 3 типа корреспонденции?

Определите три типа корреспонденции — личную, деловую и официальную.Различайте деловую и служебную переписку.

Что такое заочные навыки?

Какие навыки необходимы клеркам по переписке? Важность. Навыки и умения. Письмо — эффективное письменное общение в соответствии с потребностями аудитории. Понимание прочитанного — понимание письменных предложений и абзацев в рабочих документах.

Что такое письменная переписка?

Переписка — эффективный способ делать запросы и доставлять конкретную информацию.Когда вы отвечаете на объявление о вакансии, вы пишете письмо. Когда вы подводите итоги собрания сотрудников, вы пишете служебную записку. Когда вы объявляете о внезапном изменении расписания, вы отправляете сообщение по электронной почте.

Как я могу улучшить свои навыки переписки?

5 советов, как улучшить свои навыки написания электронной почты

  1. Сохраняйте доверие к себе. Представьте себя профессионалом, которому вы доверяете.
  2. Обдумайте свое электронное письмо. Дайте нужное количество информации правильным образом, чтобы ваш читатель мог легко прочитать ваше сообщение и захотел это сделать.
  3. Помогите вашему читателю сканировать.
  4. Напишите тему в последнюю очередь.
  5. Обзор и исправление.

Как писать официальную переписку?

Следуйте инструкциям ниже, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

  1. Настройте шрифт и поля.
  2. Создайте заголовок.
  3. Напишите свое приветствие.
  4. Используйте абзацы в основном тексте, чтобы указать причины написания.
  5. Добавьте заключительный абзац основного текста и подпись.
  6. Укажите и добавьте свои вольеры.
  7. Вычитайте и отправьте письмо.

Как отправить официальное электронное письмо?

Как минимум официальное электронное письмо должно содержать все следующие элементы:

  1. Тема. Будьте конкретны, но кратки.
  2. Приветствие. Если возможно, обратитесь к получателю по имени.
  3. Основной текст. В этом разделе объясняется основное сообщение электронного письма.
  4. Подпись. Закрытие вашего электронного письма должно быть формальным, а не неформальным.

Как начать официальное письмо?

Начало буквы

  1. Большинство официальных писем начинаются со слова «Уважаемый» перед именем человека, которому вы пишете:
  2. «Уважаемая мисс Браун» или «Уважаемый Брайан Смит»,
  3. Вы можете использовать имя и фамилию или титул и фамилию.
  4. «Уважаемый господин / госпожа»,
  5. Не забудьте добавить запятую.

Что такое официальный пример письма?

В официальных письмах используются общие приветствия: «Сэр» или «Мадам».Если вы знаете имя человека, приветствие также может быть «Мистер. XYZ »или« Ms. Азбука ».

Какой правильный формат букв?

Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма. Выровняйте письмо по левому краю. Сделайте одинарный интервал между буквами и оставьте пробел между каждым абзацем. Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 пунктов.

Какие бывают виды официальных писем?

Типы официальных писем

  • Письмо-запрос.
  • Заказное письмо.
  • Письмо-жалоба.
  • Ответ на жалобу.
  • Рекламное письмо.
  • Письма о продаже.
  • Письма о восстановлении.

Как завершить официальное письмо?

Все следующие варианты — хорошие способы закрыть официальное письмо:

  1. Всего наилучшего.
  2. С уважением.
  3. С наилучшими пожеланиями.
  4. Лучшее.
  5. Мой лучший.
  6. С уважением.
  7. С уважением.
  8. С уважением.

Это просто вежливый способ закончить письмо?

Ответ. Ответ: С уважением или С уважением — это просто вежливый способ закончить письмо.

Как завершить официальное письмо незнакомому человеку?

Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, начните с «Уважаемый господин» или «Уважаемый господин» или «Госпожа» или «Уважаемая госпожа» и закончите свое письмо словом «С уважением», за которым следует ваше полное имя и наименование.

Является ли незаконным отправка письма незнакомому человеку?

Совершенно законно отправлять электронную почту незнакомым людям.Если вы планируете рассылать холодную рассылку по электронной почте, вам следует убедиться, что вы отправляете рассылку только по списку контактов B2B, которым ваша переписка может быть выгодна.

Как закончить письмо, если вы знаете этого человека?

Правило таково: если вы обратились к нему «Уважаемый господин», вы подписываете «С уважением», а если вы обращались к человеку по имени, то подписываете «С искренним уважением».

Что написать в письме незнакомому человеку?

Хорошо, обычно при написании важного письма человеку, которого вы не знаете (и вы не знаете, мужчина это или женщина), вы должны начать свое письмо с: Уважаемый господин / мадам, или Уважаемый господин или Мадам, если вы знаете имя человека, которому пишете, всегда используйте его фамилию.

Как начать письмо неизвестному человеку?

Если имя предполагаемого получателя неизвестно, допустимые приветствия: Уважаемый господин или госпожа (если пол читателя неизвестен).

Как начать письмо без родного?

Вот несколько хороших альтернатив:

  1. «Здравствуйте, [название команды]»
  2. «Здравствуйте, [укажите название компании]»
  3. «Уважаемый, менеджер по найму»
  4. «Уважаемый, [Имя]»
  5. «Для кого это может касаться»
  6. «Привет»
  7. «Привет!»
  8. «Надеюсь, это электронное письмо тебе понравится»

Какой тон всегда должен быть в официальном письме?

Всегда используйте официальный тон при написании официального письма.Поскольку официальное письмо обычно пишется по официальным причинам, избегайте неформального языка. Это означает, что вам следует использовать такие слова, как «пожалуйста» и «любезно», но избегайте таких слов, как «круто» и «круто».

Как написать официальное письмо с жалобой?

Как написать эффективное письмо-жалобу

  1. Будьте ясны и кратки.
  2. Точно укажите, что вы хотите сделать и как долго вы готовы ждать ответа.

    LEAVE A RESPONSE

    Ваш адрес email не будет опубликован.