Фразы для деловой переписки на английском языке

Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.

Приветствие

Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.

Формальный язык

To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).

Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).

Dear Mr./Ms./Mrs. Johns — Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).

Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).

Менее формальный язык

Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).

Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).

Начало переписки

Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.

Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…
Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами

With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…
With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…

В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:

I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Запрос/Просьба

За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.

Например:

We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…

We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…

Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…

Жалобы

Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Так, можно написать:

I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….

Хорошие новости

Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:

I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…
We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…

I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…

Плохие новости

Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.

Начать данную часть можно со слов:

We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…
This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.

I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…

Заключительная часть

Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.

Примеры фраз:

Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…

Завершение письма

Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.

Формальный язык

Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).

Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).

Менее формальный язык

Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).

Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

Чтение переписки близкого человека может разрушить отношения- эксперты

Заведующая лабораторией «Медико-психологическая реабилитация» Московского городского психолого-педагогического университета, кандидат психологических наук Виктория Барцалкина считает, что читают личную переписку близкого человека только люди, не уверенные в себе, в своем партнере, в отношениях с этим человеком. За желанием заглянуть в электронные письма, по мнению психотерапевта, стоит страх потерять вторую половинку или друга, а также опасение быть обманутым.

«От страха отделаться достаточно трудно, но для того, чтобы снизить этот страх, на время избавиться от него, такие люди начинают жестко контролировать другого человека: залезают в чужую почту, изыскивают проявления неверности и так далее», — сказала она РИА Новости.

Когда жесткий контроль на фоне неуверенности в себе становится проблемой, определяющей всю жизнь человека, это говорит о развитии так называемой созависимости, отметила Барцалкина.

«Это одна из форм психологической, эмоциональной зависимости. Когда проблемы другого человека, его общение в социальной сети, например, с одноклассниками, становится проблемой для другого человека. И тот, кто читает переписку, попадает в заколдованный круг», — пояснила она.

По словам эксперта, сначала тот, кто заглянул в чужие сообщения, чувствует себя эмоционально не благополучным, потому что ожидания от партнера или друга у него не оправдались.

«В результате, он превращается в жертву измены, скрытости, негативного отношения. Пассивная жертва будет плакать, устраивать сцены, бить на жалость. Активная жертва может начать мстить, чтобы снизить свою эмоциональную боль», — сказала психотерапевт.

По мнению руководителя лаборатории психологии детского и подросткового возраста ГНЦ социальной и судебной психиатрии имени Сербского Елены Дозорцевой, подростки наиболее подвержены соблазну прочитать почту своей второй половинки или лучшего друга.

«Возможность читать чужую переписку представляет собой соблазн, который для несформировавшегося молодого человека без устойчивых внутренних принципов может представлять опасность для его дальнейшего формирования», — пояснила она РИА Новости.

При этом Дозорцева считает, что молодые люди учитывают возможность быть «прочитанными» и с осторожностью пишут в интернете о том, что хотели бы сохранить в тайне.

Опасности замочной скважины

Любой человек, будь то близкий друг, партнер, супруг имеет право на личную жизнь, на свободу вне зависимости от отношений. Чтение его переписки — это фактически подглядывание в замочную скважину интимной жизни. Результаты такого контроля могут быть самыми плачевными, считает Барцалкина.

Неуверенный в себе человек просто не может выйти на доверительный разговор, потому что не умеет защищать свои психологические границы, пояснила эксперт. Он будет только предъявлять претензии другому человеку, формировать у него чувство вины. В итоге, партнер будет стремиться к отстранению, начнет искать более приемлемые для себя отношения, но уже на стороне. Таким образом, можно спровоцировать то, чего изначально боялся человек, решивший заглянуть в переписку второй половинки.

«Созависимый человек любит себя только при условии, если его любит другой человек. Фактически партнер становится для него своеобразным психологическим костылем по жизни. Уход этого человека в переписку или в другие отношения воспринимается как факт собственной «гибели». В этой ситуации созависимый человек может и руки на себя наложить, — отметила она.

Отношения после чтения переписки

Если человек узнал, что его электронные письма прочитал партнер или друг, не стоит затаивать обиду и другие негативные эмоции, советует Барцалкина. Лучше в такой ситуации подождать, пока страсти улягутся, и выйти на откровенный разговор.

«В начале разговора лучше поделиться собственными чувствами, которые человек испытал, когда узнал, что в его почту кто-то заглянул без спроса. Если это близкие люди, они должны быть друг для друга в какой-то степени психотерапевтами», — сказала эксперт.

По ее мнению, в такой беседе необходимо показать человеку, что вы знаете его хорошие стороны, что он добрый, внимательный, а чтение переписки было случайной ошибкой.

Согласна с коллегой и Дозорцева. «Лучше честно и открыто поговорить об этом и обсудить это как общую проблему, проблему отношений. И решить, как действовать дальше. Когда человек читает письма своего друга, возникает некое неравенство, отсутствие доверия. А в дружеских отношениях и любви доверие — это главное», — отметила она.

Деловая переписка на английском | Медиа Нетологии

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому всё, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет 

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нём ещё был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над новой партнёрской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

В русском языке всё просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке всё не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чём не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Если вам нужна обратная связь к определённой дате, укажите её в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

🌸⭐️Друзья по переписке или Как я встретил своего соулмейта⭐️🌸 — …Я хотел бы, чтобы ты была моим соулмейтом.

..

                                    
                                          
Когда я смог отойти от шока, я схватил упавший из рук телефон и написал.
•Правда? Неужели!!!! Наконец-то!
*О чём ты? 🤨
•У меня тоже нет нити!
*Правда?!?😱😃
•Да! У меня её не было с детства, меня считали ненормальным...
*Меня тоже...Не могу поверить, значит мы врали друг другу не смотря на то что у обоих не было красной нити и было столько всего общего. Ты мне, так сказать, друг по несчастью! 😄
Я просто не мог поверить, значит не я один не имею красную нить, значит есть ещё люди с такой же проблемой как у меня.
•Даже не знаю что мне сейчас чувствовать...С одной стороны я чувствую жалость, за то что кто-то так же как и я страдал из-за этого, а с другой я рад что нашёл кого-то, кто так же не имеет своего соулмейта
*А это плохо или хорошо?
•Конечно это хорошо! И плохо...Ну...То есть плохо то что не у тебя не у меня нет своего соулмейта, а хорошо то, что мы нашли друг друга!🤷‍♂️
*Ха ха.  Смотри, я же говорила что твоё отношение ко мне измениться Капуста!😄
•Ой да ладно, в любом случае всё ушло в хорошую сторону.
Я лежал на кровати и то и дело барахтал ногами в одеяле, которое лежало на них. Уже вечерело и я уже зевал, но мне не за что не хотелось засыпать, узнав такую замечательную новость, но Гот всё же решила на этом разговор закончить.
*Ну что ж, пока цветная капуста! Ты наверно уже спать хочешь, а у меня то уже полночь! А завтра ещё поболтаем🦆
•Хорошо! Пока Закрытая книжечка🍪
«Оке-е-ей... Кажется я нашёл не только лучшую подругу, но и друга по несчастью...Может для кого-то это покажется странным, но кажись я втюрился в эту особу...мда...»-думал я уткнувшись лицом в подушку-«Да, это так, не знаю почему, но к ней я испытываю большую симпатию, чем к кому-либо, она стала для меня как вторая половинка моего сердца, которая откололась с рождения. Может она и есть мой соулмейт?»
Эта мысль не смогла у меня уйти и ночью, поэтому я не смог нормально уснуть.  
«А ведь если это так? Если Гот моя вторая половина? Мой соулмейт? Говорят что соулмейт- это родственная душа к которой испытываешь более родственные отношения, и ведь так и есть! Боже! Я так никогда не смогу уснуть!»
Я стал колотить по своей голове подушкой, отбивая лишние мысли, но те с удвоенной силой нахлынули на мой разум.
«Да, а ведь она может быть моим соулмейтом, просто  мы не такие как остальные...может мы какие-нибудь особенные?»
От мыслей меня отвлёк снова звук пришедшего сообщения.
*Палетт, ты не спишь? 
Я обрадовался что наконец не буду просто пялиться на серый потолок и ответил.
•Нет, если честно я не могу заснуть...
*Я тоже...У меня из головы не выходит то, что у тебя тоже нет своей нити и как бы...Вдруг ты мой соулмейт, о котором я не знала? Ну...Типо мы какие-то особенные и поэтому у нас нет нити...🤷‍♀️
*Знаешь, я так же подумал! То есть ты не отвергаешь тот факт, что я могу быть твоей второй половинкой?
*Ну...Получается да...
•И даже без нити?
*Разве это какая-то проблема? Ты помнишь, сам говорил типо «Разве это повод для того чтобы двум монстрам не дружить? Я думаю наоборот, чем дальше друг, тем больше хочешь с ним пообщаться!»
•Да, я такое говорил! Но дружба и любовь, это разные вещи.  Но в любом случае ты мне как вторая половинка!😘
*Ты мне тоже❤️
«•*Я хотел(а) бы, чтобы ты был(а) моим соулмейтом»- написали мы одновременно, как вдруг я почувствовал на руке, что что-то шевелиться и посмотрев на неё я увидел как на моём пальце образовался узелок и вдруг с большим порывом нить, что вылезла из этого узелка притащила меня к окну и вытянув мою руку из окна, этот узел потянулся куда-то в даль. Я наблюдал за этим красивым зрелищем, которое сопровождало звёздным небом и светящейся красным светом нити. Ветер развивал мою одежду и мне казалось что это чудо происходило вечно. У меня появилась красная нить...
Я стал мигом искать мой телефон и схватив его свободной рукой написал.
•У меня появилась красная нитка! Гот! Понимаешь?!?
*У меня тоже! Она так неожиданно появилась что я немного даже испугалась!
•Значит ты всё-таки мой соулмейт! 
*Я не против!😊
__________________________
«Кажется у меня появился свой соулмейт...ха ха...Это же круто!»- подумал я как вдруг голос рока стал мне портить всё-«А если она не красивая, ну например, носит брекеты или вся в прыщах и угрях? А если по жизни она стерва и просто притворялась хорошей? А если мазохи. .. ДА ПОХРЕН ЖИВЁМ ОДИН РАЗ!»
Я тяжело вздохнул, облокотившись на стул на котором сидел. Улыбка не спадала на моём лице.
«В любом случае, какой бы она не была- она мой соулмейт и я буду любить её, какой бы она не выглядела и кем бы она не была...»
*Палетт
•Да?
*Раз уж ты мой соулмейт то... Что мы теперь будем делать? Мы в разных странах которые очень далеки друг от друга😢
•Хм...🤔
Я схватил завалявшуюся в самом срачельнике комнаты карту и прочертил на ней линию от своего города до города Гота. 
•Гот
*Да, Палетт?
•Жди меня через два дня, я уже бегу к тебе, книжечка...🏃🏼‍♂️
*Палетт, скажи что просто пошутил...
*Палетт? Ты серьёзно?
*Палетт ты с ума сошёл! Такое расстояние пробежать даже за два дня невозможно!
Но я уже не отвечал Готу. Моей главной целью было найти моего соулмейта...
                                  

Переписка с бабушками и дедушками — Старость в радость

Людям, которые живут в домах престарелых, многие годы не приходят письма, где на конверте стояли бы их имя и фамилия. У нас есть возможность это исправить.

Стать внуком или внучкой по переписке — это простой способ дать жителям интернатов возможность почувствовать себя нужными и важными для кого-то. Письмо от незнакомого, но участливого волонтера может вернуть пожилому человеку в доме престарелых радость общения и возможность получать тепло и поддержку из внешнего мира — то, чего они так часто бывают лишены.

Стать внуком или внучкой по переписке это и большая радость, и большая ответственность. Каждый участник программы должен писать регулярно и соблюдать правила переписки, чтобы бабушки и дедушки не грустили в ожидании письма и не переживали о том, что о них забыли. Давайте дарить радость общения вместе!

---

Если вы не готовы писать регулярно, поздравьте открыткой с праздником.

---

Им пока никто не пишет

Выберите одного человека, кому вы хотели бы писать, и оставьте комментарий к соответствующему фото.

 
Стать внуком или внучкой по переписке

 

---

Как стать внуком или внучкой по переписке

1. Ознакомьтесь с правилами переписки. Очень важно, чтобы вы понимали, чего от вас ждут бабушки и дедушки, и в чем особенность такого вида общения.
2. Зарегистрируйтесь на сайте (в качестве имени укажите слово латинскими буквами), см. пример заполнения:
   
3. Перейдите в почту, адрес которой вы указали, откройте письмо с подтверждением регистрации и нажмите на ссылку в нём.
4. Вернитесь на эту страницу. Выберите только одного человека, которому вы хотели бы писать, и оставьте рядом с его фото комментарий “Хочу писать”.
5. С вами свяжется координатор, расскажет, как вести переписку, и сообщит адрес пожилого человека
6. Напишите свое первое письмо 

«Здравствуйте, уважаемая/ый (имя, отчество).

Меня зовут Мария — я знакомая девочек волонтёров, которые к вам приезжали.
Девочки рассказали мне, что вы будете рады, если вам кто-нибудь будет писать
письма, поэтому я решила стать вашим другом по переписке. Буду регулярно писать
вам письма, и рассказывать о себе и своей жизни. »

 

---

Правила переписки

1. Если вы только начинаете переписку — берите не более одного человека, чтобы понять, насколько вам будет комфортно этим заниматься
2. Пишите регулярно, не реже раза в месяц — это главное правило
3. Регулярно отвечайте на письма от координатора
4. Если понимаете, что писать регулярно больше не можете, — сразу же сообщите координатору. В этом нет ничего страшного, мы найдем другого волонтера, но очень плохо — бросить и не сообщить об этом
5. Пишите добрые письма, проявляйте внимание к проблемам пожилого человека
6. В случае любых затруднений или вопросов — не решайте их самостоятельно, а обращайтесь к координатору по переписке

Подробные правила и инструкции по переписке вам отправит координатор.

 

---

 Координаторы переписки

Если остались вопросы, напишите руководителю программы «Внуки по переписке» Людмиле Фильчуковой: [email protected]

Если вы не готовы писать регулярно, поздравьте открыткой с праздником

Друг по переписке на английском

  У нас иногда возникает желание или необходимость найти друга по переписке на английском языке.

Вы, вероятно, будете удивлены, получив письмо от человека, которого вы никогда не встречали, поэтому в первую очередь я представлю себя.

Меня зовут Кристина. Я из России. Я думаю, вы знаете эту страну с продолжительной зимой и снегом, но наша страна также славится большим гостеприимством. Мне 18 лет. Я студентка…

Образец письма другу по переписке — через преподавателя Мой преподаватель английского языка нашел твой адрес на сайте друзей по переписке — www.penpalparty.com. Он сообщил мне, что ты хотела бы переписываться с девушкой из России. Он сказал, что я могу написать тебе и предложить переписываться… 
 

Образец письма другу по переписке — ответ на предложение переписываться

С радостью получил твое предложение о переписке. Хорошо, что существуют такие полезные сервисы в интернете, как penpal-gate.net.
Я давно хотел иметь друга по переписке из Великобритании, но не знал, кому написать…

Ответ на предложение переписываться — 2 

Я получила Ваше письмо. Позвольте мне представиться. Меня зовут Нана. Мне 27 лет. Я замужем, имею дочь, ее зовут Алиса. Я родом из Томска. Приехала в Улан-Удэ  для обучения…

Образец письма другу по переписке — я прочитала Ваше объявление

Я прочитала Ваше объявление на международном сайте друзей по переписке penpal-gate.net. Меня зовут Екатерина, мне 25 лет, рост 165 см. Я закончила Институт языкознания в Москве в 2010 году и работаю преподавателем английского языка…

Сергей, 26 лет, рост 179 см, вэб-дизайнер. Я хотел бы познакомиться с девушками из разных стран в возрасте от 18 до 25 лет. Я закончил Московский политехнический университет и создаю новые оригинальные сайты…

Привет, я — Диана. Я студентка из России, Казань. В свое свободное время я люблю читать, рисовать, слушать музыку, смотреть фильмы, ТВ-серии, аниме.

Я могу помочь вам с выбором открыток…

 

Уход за

: определение и как использовать его в письме

Когда вы отправляете кому-то корреспонденцию в место, где они не часто получают почту, важно правильно адресовать конверт или посылку. Использование фразы «заботиться о» гарантирует, что они получат вашу корреспонденцию и не потеряются в пути. В этой статье мы объясним значение слова «забота о», когда его использовать, как использовать, а также на некоторых примерах его использования.

Что означает «забота о»?

«Забота о» просто означает через кого-то, через кого-то или «на попечении» другой стороны.Часто вы можете найти его сокращенно C / O. Люди часто используют эту фразу, чтобы послать почту кому-то, у кого нет адреса, или послать почту самому себе. Использование фразы гарантирует, что корреспонденция попадет к нужному получателю, а не будет возвращена отправителю. Обращение к письму как таковому также позволяет другой стороне знать, что письмо не предназначено для нее, но что ей поручено передать его нужному человеку.

Когда использовать «опеку»

Адресная переписка с «опекой», когда вы не знаете основной адрес получателя.Другими словами, используйте эту фразу, когда вам нужно отправить что-то на адрес, по которому получатель обычно не получает корреспонденцию. Например, если вам нужно связаться с кем-то, но вы не знаете его домашний адрес, вы можете использовать «заботу о», чтобы отправить письмо на его служебный адрес.

Использование «заботы о» привлекает внимание к получателю. Когда почтовое отделение получает конверт, который использует «заботу» или «C / O», оно дает им знать, что получатель конверта не является типичным получателем почтового адреса, на который был отправлен конверт.Вот несколько примеров того, когда следует использовать слово «забота о»:

• Отправка почты на рабочее место: Если вы не знаете чей-то домашний адрес, вы можете отправить корреспонденцию на его рабочее место, используя «заботу» перед названием компании. .
• Отправка почты в отель: Если вам нужно отправить корреспонденцию кому-то в отеле, но вы не знаете номер его комнаты, используйте слово «забота» перед названием отеля, чтобы они могли доставить письмо или посылка к ним.
• Отправка письма другу: Если вы хотите пригласить кого-то на мероприятие, но не знаете его адрес, вы можете отправить приглашение, предназначенное для него, на основной адрес его друга. Включите слово «забота о» перед именем друга и убедитесь, что вы также пригласили его друга из вежливости.
• Отправка почты, чтобы избежать нежелательных глаз или внимания: Вы также можете использовать «заботу о», если вас беспокоят нежелательные глаза, просматривающие вашу переписку. Например, если кто-то живет в плохом районе, вы можете написать на конверте «заботиться о» и отправить его по другому адресу, чтобы убедиться, что он не украден или не выброшен.
• Отправка важной информации: Если у вас есть важные документы, которые вы не хотите рисковать потеряться, вы можете использовать «заботу», чтобы отправить их тому, кому вы доверяете.Например, вы можете отправить важные документы своему поверенному на его имя.

Связано: Все, что вам нужно знать о написании профессионального письма

Как использовать «заботу о»

Когда вам нужно использовать «заботу о» для обработки вашей корреспонденции, это важно делать так правильно. Это гарантирует, что получатель действительно получит то, что вы отправили. Выполните следующие действия, чтобы решить проблему с конвертом, используя «заботу о:»

1.Получите правильную информацию

Если у вас нет домашнего адреса получателя или адреса, по которому они обычно получают корреспонденцию, получите дополнительный адрес. Например, вы можете отправить им корреспонденцию по месту их нахождения. Убедитесь, что вы правильно указали название компании, ее почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

Связано: Как написать адрес: Полное руководство

2. Отформатируйте свою информацию в корреспонденции

Когда у вас есть адрес, начните форматировать его на конверте или пакете.Включите «заботу о» перед лицом, ответственным за доставку корреспонденции получателю.

Например, если вы отправляете корреспонденцию на место ведения бизнеса, включите слово «забота о» или ч / о перед названием компании, поскольку это ответственность компании за доставку корреспонденции получателю. Если вы отправляете письмо кому-то, живущему в чужом доме, включите слово «забота» перед именем человека, который на самом деле там живет и который может доставить письмо нужному получателю.

Связано: Как адресовать и заполнять конверт с шаблонами и примерами

3. Включите свой обратный адрес

После того, как вы укажете адрес получателя, напишите свой собственный в левом углу или оборотная сторона конверта, или другой вид корреспонденции. Если почтовое отделение не может доставить вашу корреспонденцию получателю, они могут использовать ваш обратный адрес, чтобы отправить ее вам.

4. Прикрепите почтовые расходы

После того, как вы включили всю необходимую информацию, прикрепите правильную сумму почтовых расходов в зависимости от типа отправляемой корреспонденции.Например, поскольку письмо, открытка и посылка имеют разный вес, размер необходимых вам почтовых расходов может колебаться. Если вам нужна помощь в определении правильного размера почтовых расходов, принесите свою корреспонденцию в местное почтовое отделение, где кто-нибудь может убедиться, что вы используете правильное количество марок.

5. Просмотрите информацию и отправьте

Перед отправкой ознакомьтесь с информацией, которую вы предоставили в переписке. Убедитесь, что вы указали правильное имя получателя и правильный адрес.Не забудьте также убедиться, что вы указали правильный обратный адрес. Затем отправьте его по почте.

Примеры использования «заботы о»

Прежде чем отправлять свою корреспонденцию с использованием «заботы о», рассмотрите следующие примеры, чтобы убедиться, что вы использовали правильное форматирование:

Пример 1: Отправка корреспонденции на адрес кого-то бизнес

Когда вы отправляете письмо кому-то на работе, включите слово «забота о» или его аббревиатуру перед названием компании.Вот как адресовать конверт, предназначенный для кого-то на рабочем месте:

Мэдди Робертс
C / O Laguna Real Estate
555 Jefferson Ave.
Laguna Creek, CA 55555

Пример 2: переписка с кем-то, живущим с кем-то другим

Допустим, вы хотите отправить корреспонденцию кому-то, живущему в чужом доме. Например, если Джон Доу в настоящее время проживает со своей сестрой Джейн Смит, вам необходимо включить слово «забота о» перед именем Джейн, потому что она несет ответственность за доставку корреспонденции Джону.Вот пример использования этого сценария:

John Doe
C / O Jane Smith
123 Riverside Dr.
Orange Hills, CA 55555

Как обратиться к кому-то по электронной почте

Когда вы отправить электронное письмо, важно иметь правильный тон и правильное отношение. Из-за этого вам нужно открыть приветствие, которое обращается к получателю должным образом. В этой статье мы объясняем важность правильного обращения к кому-либо в электронном письме, перечисляем шаги для того, чтобы обратиться к кому-то в электронном письме, и даем вам советы и примеры для рассмотрения.

Связано: 20 способов создать электронную почту

Почему важно правильно адресовать кому-то электронное письмо?

Когда вы правильно обращаетесь к кому-то в электронном письме, это помогает задать правильный тон для остальной части вашего сообщения. Кроме того, это гарантирует, что получатель прочитает письмо, а не проигнорирует его. Использование правильного приветствия и приветствия также может повлиять на дальнейшую переписку и помочь вам установить отношения с получателем на правильной ноте.

Как обратиться к кому-либо по электронной почте

Независимо от того, пишете ли вы своему профессору или потенциальному работодателю по электронной почте, важно обращаться к ним соответствующим образом. Это может повлиять на вашу последующую переписку и помочь вам наладить профессиональные отношения. Выполните следующие действия, чтобы обратиться к кому-либо в электронном письме:

1. Используйте соответствующее приветствие

Чтобы выбрать правильное приветствие для своего электронного письма, вы должны учитывать его получателя. Если вы знаете получателя, вы можете обойтись более непринужденным и дружелюбным приветствием, тогда как, если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого давно не знали, лучше использовать формальное приветствие. Вот несколько примеров того, как начать электронное письмо в зависимости от получателя:

Стандартное приветствие

Чаще всего используется в деловой переписке, использование стандартного приветствия свидетельствует о вашем профессионализме и уважении. Подумайте об использовании слова «Уважаемый» в своей электронной переписке. Вы можете использовать это приветствие, чтобы обратиться к широкому кругу получателей, например к профессору или врачу.

Дружеское приветствие

Если вы знаете кого-то лично, вы можете взять более непринужденный и неформальный тон и использовать «Привет», или «Привет.»

Сердечное приветствие

Если вы хотите использовать профессиональное, но не слишком формальное приветствие, выберите сердечное приветствие в своем электронном письме. Вы также можете использовать этот тип приветствия, когда не знаете получателя это хорошо, или когда вам нужно обратиться к профессору или руководителю. Примеры сердечного приветствия: «Добрый день», «Приветствие», «Доброе утро», «Добрый день» или » Добрый вечер.»

Связано: Профессиональные приветствия по электронной почте: Советы и примеры

2. После приветствия укажите его название и имя

Помимо правильного приветствия или приветствия, вам также необходимо использовать имя получателя правильно. Как только вы узнаете свои отношения с получателем или их отсутствие, вы можете определить, как обращаться к ним, используя их имя и титул. Вот несколько примеров того, как следовать приветствию:

Когда вы хорошо знаете получателя

Если вы знаете получателя по имени, используйте его имя после приветствия.Это хорошо работает, если вы отправите электронное письмо своему менеджеру или коллеге. Например, вы можете обращаться к ним как «Дорогой Тейлор», или «Привет, Боб».

Если вы не знаете получателя

Если вы плохо знаете получателя, используйте его соответствующий заголовок, за которым следует его фамилия или их имя и фамилия. Например, вы можете использовать «Мистер Джонс», или «Миссис Джейн Джонс». Если вы не знаете их пол, используйте их полное имя, например «Дорогой Джордан Джонс.« Если вы знаете их пол, но не знаете их имя, выберите « Сэр » или « Мадам ». Например, вы можете обращаться к ним как: « Уважаемый сэр или мадам ».

Как вы обращаетесь Кто-то в электронном письме также зависит от ваших конкретных отношений с получателем. Например, то, как вы обращаетесь к потенциальному работодателю, отличается от того, как вы обращаетесь к своему профессору. Вот несколько примеров того, как обращаться к определенным получателям:

• Предполагаемый работодатель или руководитель: Когда вы обращаетесь к потенциальному работодателю или руководителю, используйте «Mr.« или « Мисс »», , за которым следует их фамилия. Используйте «Миссис» или «Мисс» , если вы знаете их семейное положение. Например, вы можете обращаться к ним как «Уважаемая г-жа. Браун « или » Уважаемый мистер Филдс. «
• Учитель, профессор или менеджер: Когда вы обращаетесь к своему профессору, используйте » Уважаемый «, , а затем его фамилию. Например, » Уважаемый г-н. Роджерс ».
• Кто-то с докторской или медицинской степенью: Обращайтесь к кому-то в этой должности как « Dr., «, за которым следует их фамилия. Например, » Уважаемый доктор Беннет «.

Связанный: 45 Различные электронные письма для использования на работе

3. Правильно напишите их имя

Чтобы проверить правильность написания их имени, проверьте любую имеющуюся у вас документацию с их именем или найдите их имя в Интернете. Это показывает, что вы потратили время на изучение того, как они пишут свое имя. Это также показывает ваше внимание к деталям и профессионализм.

Хотя важно правильно написать их имя независимо от того, насколько хорошо вы его знаете, это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого давно не знали. Это может помочь вам положительно начать ваши отношения.

4. Начинайте приветствие с заглавной буквы и пунктуации.

После приветствия добавьте запятую или двоеточие. Как правило, запятая больше подходит для электронной переписки, поскольку запятая является более формальной. Вот несколько примеров приветствий с соответствующими знаками препинания:

• «Уважаемый г-н.Фокс: «
• « Уважаемая миссис Фокс »,
• « Привет, Джон »,
• « Привет, Келли: »

Связано: Как создать профессиональные приветствия по электронной почте

Советы по обращению к кому-либо по электронной почте

Теперь, когда вы знаете, как обращаться к кому-то по электронной почте, примите во внимание следующие советы по электронной переписке:

Переключитесь на неформальные приветствия в последующих электронных письмах

По мере того, как лучше узнайте получателя, переключитесь на более неформальные приветствия. Например, используйте «Уважаемый» или «Привет» при первом обращении к ним, но переключитесь на более дружелюбное приветствие, такое как «Привет снова» или «Привет» в последующих электронных письмах.

Измените приветствие после изменения ваших отношений

Когда потенциальный работодатель превратится в вашего текущего менеджера, измените свое приветствие, чтобы отразить это. Например, переход с «Дорогой» на «Привет» или «Привет» , как только у вас появятся новые рабочие отношения.

Обдумайте, какое приветствие они используют

Если вы начали свое первоначальное электронное письмо с «Дорогая Джейн Джонс», например, , и они отвечают только с вашим именем, вы можете ответить «Дорогая Джейн» в своем последующие электронные письма. Точно так же, если они ответят на все ваши электронные письма с «Уважаемый господин», , даже если вы вышли из аккаунта только своим именем, ответьте «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа» в своих последующих письмах. Если вы не знаете их пол, выберите «Уважаемые сэр или мадам.»

Используйте восклицательные знаки умеренно

Зарезервируйте восклицательные знаки для случайной переписки по электронной почте или когда вы пишете кому-то, кого вы знаете. Убедитесь, что вы ограничили количество восклицательных знаков, которые вы также используете.

Примеры обращения к кому-то в email

Если вам нужны дополнительные инструкции о том, как обращаться к кому-то по электронной почте, рассмотрите следующие примеры:

Пример 1: Учитель или профессор

Вот пример электронного письма, которое вы можете отправить своему профессору-мужчине с подходящее приветствие:

Уважаемый профессор Робертс,

Добрый день! Как мы уже обсуждали, я приложил свой заключительный отчет к этому электронному письму.Дай мне знать, если тебе что-нибудь понадобится от меня.

С уважением,
Джулия Баркс

Пример 2: Предполагаемый работодатель

Вот пример электронного письма потенциальному работодателю-женщине с соответствующим приветствием:

Уважаемая г-жа Альбертсон,

10

Мне стало известно, что вы в настоящее время нанимаете на должность менеджера проекта в Everly Inc. Судя по описанию должности, я считаю, что я бы идеально подошел для этой роли.К этому письму я приложил свое резюме и сопроводительное письмо. Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,
Ноа Дженнингс

Текстовые сообщения, электронные письма, заметки и письма — основы технического письма

Обмен текстовыми сообщениями, электронная почта и размещение в социальных сетях в профессиональном контексте требует, чтобы вы были знакомы с «сетевым этикетом» или надлежащим этикетом для использования Интернета. Все мы слышали новости об уволенных людях и компаниях, бойкотированных за оскорбительные или неуместные публикации в социальных сетях.Люди даже попали в тюрьму за незаконное использование личных сообщений. Цифровой мир может показаться свободным для всех, «диким диким западом» без четких правил или положений; однако это явно опасная перспектива для профессионала, поскольку последствия нарушения негласных правил, ожиданий и руководящих принципов профессионального общения могут быть очень дорогостоящими.

То, как вы представляете себя в письменной форме, имеет большое значение. Написание в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может существовать очень долго и может быть замечено людьми, которых вы никогда не считали своей целевой аудиторией.От текстовых сообщений до заметок и писем, от деловых предложений до пресс-релизов — ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель — сделать его ясным, кратким, конструктивным и профессиональным.

Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий как обычная часть нашей карьеры, но то, как мы ведем себя, может в буквальном смысле оставить прочный имидж. Фотография, которую вы разместили на своей странице в Instagram или в ленте Twitter, могла быть увидена вашим потенциальным работодателем, или это бесчувственное замечание в сообщении Facebook может вернуться и преследовать вас позже.

Следуя нескольким инструкциям по размещению онлайн-сообщений, подробно изложенным ниже, вы можете избежать затруднений в дальнейшем:

• Знайте свой контекст
  • Избегайте предположений о ваших читателях; помните, что культура влияет на стиль и методы общения
  • Ознакомьтесь с политиками допустимого использования ИТ-ресурсов в вашей организации.

• Помните человека
  • Помните, что за словами стоит человек; попросить разъяснений перед вынесением решения
  • Проверьте свой тон перед публикацией; избегайте шуток, сарказма и иронии, поскольку они часто могут быть неправильно истолкованы и «потеряться при переводе» в онлайн-среде
  • Отвечайте людям, использующим их имена
  • Помните, что культура, возраст и пол могут играть роль в общении людей
  • Сохраняйте подлинность и ожидайте того же от других
  • Помните, что люди могут не отвечать сразу.Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.
• Признать, что текст постоянный
  • Будьте рассудительны и дипломатичны; то, что вы говорите в Интернете, может быть трудно или даже невозможно отозвать позже.
  • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
  • Согласуйте основные правила текстового общения (формального или неформального; при необходимости просите разъяснений), если вы работаете совместно

• Избегайте пламени: исследуйте, прежде чем реагировать
  • Принимать и прощать ошибки
  • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
  • Обратиться за разъяснениями, прежде чем реагировать; то, что вы слышали, не всегда то, что было сказано
  • Обратитесь за советом к своему руководителю.*

• С уважением относиться к частной жизни и оригинальным идеям
  • Процитируйте первоначального автора, если вы отвечаете конкретным тезисом, высказанным кем-то другим
  • Прежде чем пересылать сообщение, попросите разрешения у автора электронного письма.

* Иногда поведение в сети может казаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и последующих действий. В этом случае сразу же сообщите об этом своему руководителю, чтобы можно было позвонить по телефону нужным ресурсам для помощи.

Для получения дополнительной информации о сетевом этикете перейдите по следующим ссылкам:

---

Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в форме коротких сообщений или текстовых сообщений стало обычным способом общения. Это полезно для коротких разговоров, и это удобный способ оставаться на связи с другими, когда разговор по телефону может быть утомительным. Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, поэтому следует внимательно относиться к аудитории.

При отправке текстовых сообщений всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или сокращения, которые передадут ваше сообщение надлежащим и эффективным образом.

Если ваша рабочая ситуация позволяет или требует, чтобы вы общались с помощью текстовых сообщений, помните следующие советы:

• Знайте своего получателя: “? % dsct »может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку можно предложить конкретному покупателю, но если вы пишете текст своему боссу, возможно, будет разумнее написать:« На какую% скидку получает Мюррей. Заказ на 1000 долларов? »
• Предвидеть непреднамеренное неверное толкование: в текстовых сообщениях часто используются символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций.Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограничениях и не допускайте неправильного толкования с помощью коротких сообщений.
• Используйте правильно: Слишком частое общение с кем-либо может граничить с притеснением. Текстовые сообщения — это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
• Не пиши и води: исследования показывают, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель пишет текстовые сообщения за рулем. Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на вашем суждении, а также на вашем работодателе.

---

Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные бумажные копии писем для внешней (вне компании) корреспонденции и во многих случаях заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) переписки.

Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, которые содержат немного больше, чем текстовое сообщение, но все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей.Вам также может быть поручено «заполнить» форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений, чтобы формулировка подходила для конкретной транзакции.

Электронная почта

может быть неформальной в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне. Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций.Хотя электронная почта может иметь неформальный вид, помните, что при использовании в деловых целях она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Как и любое письмо, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут указывать на сильное понимание писателем аудитории и цели. Изложенные здесь принципы применимы и к образовательному контексту; используйте их при общении со своими инструкторами и одноклассниками.

Начните с правильного приветствия: правильных приветствий демонстрируют уважение и избегают путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс X» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).

Включите ясную, краткую и конкретную строку темы: это поможет получателю понять суть сообщения. Например, «Предложение прилагается» или «Электрические характеристики для проекта Y».

Закройте подпись: идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.

Избегайте сокращений: электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти ваш остроумие повод ROTFLOL (кататься по полу, громко смеясь).

Будьте кратки: опустите ненужные слова.

Используйте хороший формат: разделите сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заключаться в трех небольших абзацах или меньше.

Перечитайте, отредактируйте и просмотрите: поймайте и исправьте орфографические и грамматические ошибки, прежде чем вы нажмете «отправить».«На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы сделать все правильно с первого раза.

Ответьте быстро: следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение суток, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию через сорок восемь или семьдесят два часа.

Используйте вариант «Ответить всем» экономно: не отправляйте свой ответ всем, кто получил исходное электронное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.

Избегайте использования заглавных букв: заглавных букв используются в Интернете для выражения сильных эмоций или «криков» и могут считаться грубыми.

Тестовые ссылки: если вы включаете ссылку, проверьте ее, чтобы убедиться, что она работает.

Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикрепить файлы большого размера: аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими; будьте осторожны, чтобы не превысить лимит почтового ящика получателя или не сработать спам-фильтр.

Оставьте отзыв или свяжитесь с нами: , если вы не получите ответ в течение суток, напишите по электронной почте или позвоните.Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Совет : добавьте адрес получателя последним (после того, как вы написали и вычитали свое сообщение), чтобы избежать преждевременной отправки. Это даст вам время сделать последний обзор написанного, убедиться, что ссылки работают, убедитесь, что вы добавили вложение, и т. Д. ., Прежде чем добавлять адрес отправителя и нажимать «Отправить».

Образец электронного письма ниже демонстрирует перечисленные выше принципы.

От: Стив Джобс

Кому: Отдел кадров

Дата: 12 сентября 2015 г.

Тема: Обучение в безопасной зоне

Уважаемые коллеги:

Пожалуйста, рассмотрите возможность записаться на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем. Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением количества добровольцев в безопасной зоне в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас могут присутствовать на следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.

Для получения дополнительной информации о программе Safe Zone посетите http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы примете участие.

Стив Джобс
Генеральный директор Apple Computing
[email protected]

---

Memoranda или Memoranda — одна из самых универсальных форм документов, используемых в профессиональных учреждениях. Записки — это внутренние документы (отправляемые внутри организации) для передачи или запроса информации, определения политики, представления кратких отчетов и предложения идей.Хотя они часто используются для информирования, они также могут быть убедительными документами. Компания или учреждение обычно имеет свой собственный стиль или шаблон, который используется для таких документов, как письма и служебные записки.

Формат памятки

Рисунок 7.1.1 показывает образец нашего «внутреннего» стиля памятки (стиль, который мы будем использовать для заданий памяток, написанных для этого класса), с аннотациями, указывающими на различные важные особенности. Основными форматируемыми частями памятки являются логотип или фирменный бланк (необязательно), блок заголовка и сообщение.Прилагаемые заметки PowerPoint подробно рассматривают некоторые из этих функций.

Рисунок 7.1.1 Образец памятки с аннотациями. [Описание изображения]

Блок заголовка заметки

Блок заголовка появляется в верхнем левом углу заметки, непосредственно под словом MEMO или MEMORANDUM большими жирными заглавными буквами. В этом разделе содержится подробная информация о получателе, отправителе и цели. Он включает следующие строки:

• Кому: укажите полное имя получателя и должность или должность в организации
• ИЗ : укажите полное (ваше) имя отправителя (ваше) и должность или должность
• ДАТА : укажите полную дату отправки напоминания
• SUBJECT или RE : напишите короткую фразу, кратко описывающую основное содержание вашей памятки.

Разместите горизонтальную линию под блоком заголовка и разместите свое сообщение ниже.

Памятка

Длина заметки может варьироваться от нескольких коротких предложений до многостраничного отчета, включающего рисунки, таблицы и приложения. Независимо от продолжительности существует простой организационный принцип, которому вы должны следовать. Организуйте содержание памятки так, чтобы она отвечала читателю на следующие вопросы:

1. Открытие: Почему я это читаю?
2. Детали: Что мне нужно знать?
3. Закрытие: Что мне теперь делать?

Заметки обычно очень прямые и лаконичные.Нет необходимости начинать с общих представлений, прежде чем перейти к вашей точке зрения. Ваши читатели — коллеги в одной организации и, вероятно, знакомы с контекстом, в котором вы пишете. Вступительные предложения сообщения памятки должны дать читателю понять, должны ли они читать эту памятку целиком и почему (если в служебной записке мне сообщается о неработающем лифте в здании, в которое я никогда не захожу, тогда я не буду действительно надо читать дальше).

Средняя часть сообщения должна содержать всю информацию, необходимую для адекватного информирования читателей и выполнения цели памятки.Начните с самой общей информации, а затем добавьте более конкретные факты и детали. Убедитесь, что есть достаточно деталей, чтобы поддержать вашу цель, но не перегружайте своих читателей ненужными деталями или информацией, которая им уже хорошо известна.

Последняя часть сообщения указывает, какое действие требуется или требуется от читателей. Если вы просите своих читателей сделать что-то, будьте как можно вежливее и постарайтесь указать, какую пользу это действие принесет им.

Для получения дополнительной информации о написании заметок посетите страницу заметок в Online Writing Lab в Университете Пердью: Части памятки.

---

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках, представляющих компанию или организацию, и обычно ограничиваются одной или двумя страницами. Хотя электронная почта и текстовые сообщения сегодня могут использоваться более часто, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже помочь передать чувства и эмоции (например, соответствующие письма).

Существует много типов букв и множество адаптаций с точки зрения формы и содержания, но в этой главе представлены пятнадцать элементов традиционного блочного письма. Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией (сопроводительное письмо), предоставления важной или конкретной информации, предоставления документации о событии или решении или представления прилагаемого отчета или подробного документа (сопроводительное письмо). Рисунок 7.1.2 показывает сопроводительное письмо, предназначенное для ознакомления получателя с техническим отчетом.

Рисунок 7.1.2 Образец сопроводительного письма (щелкните изображение, чтобы открыть доступный PDF-файл).

Типичное письмо состоит из 7 основных частей:

1. Фирменный бланк / логотип : Имя отправителя и обратный адрес
2. Заголовок: указывает получателя, часто включая адрес и дату
3. Приветствие : «Уважаемый ______» используйте имя получателя, если известно.
4. Введение : устанавливает общую цель письма
5. Тело : формулирует детали сообщения
6. Заключение: повторяет суть и может включать призыв к действию
7. Строка для подписи: иногда включает контактную информацию

Имейте в виду, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, помните, что

• Ваш язык должен быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
• каждое слово должно способствовать достижению вашей цели
• Каждый абзац должен фокусироваться на одной идее
• части письма должны образовывать законченное сообщение
• письмо не должно содержать ошибок.

Письма специального назначения

Есть много возможных причин, по которым вы могли бы написать письмо в профессиональном контексте. Вот список наиболее распространенных типов писем:

Сопроводительные письма: w Если вы отправляете отчет или другой документ, например резюме, внешней аудитории, отправьте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель прилагаемого документа и краткое изложение. Щелкните ссылку, чтобы загрузить шаблон письма-уведомления (.docx).

Письма-запросы: вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они заявки на гранты от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с запросом дополнительной информации. Как и в случае с большинством деловых писем, ваш запрос должен быть кратким, представившись в первом абзаце, а затем четко изложив свою цель и / или просьбу во втором абзаце.Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения запросов в форме списка для ясности. Завершите разговор в дружеской манере, чтобы выразить признательность за полученную помощь.

Дополнительные письма: Каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выразите признательность за время, которое получатель письма потратил на то, чтобы удовлетворить ваши потребности или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, дополнительное письмо с благодарностью интервьюеру за его / ее время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.

Письма в профессиональном контексте могут использоваться для многих других целей, таких как общение с поставщиками, подрядчиками, партнерскими организациями, клиентами, государственными учреждениями и т. Д. Дополнительные примеры профессиональных писем можно найти в образцах писем, предоставленных Дэвидом Макмерри в его онлайн-учебнике по техническому письму: Online Technical Writing: examples, Cases & Models .

---

Информация в этой главе была адаптирована из следующего источника:

Глава «Профессиональные коммуникации» в Technical Writing Аннемари Хэмлин, Крис Рубио, Мишель ДеСильва.Этот источник находится под международной лицензией Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0.

Рисунок 7.1.1 Описание изображения:

Особенности оформления одностраничного меморандума.

• Логотип или фирменный бланк находится вверху страницы по центру или по правому краю (в данном случае это фирменный бланк Университета Виктории).
• «Меморандум» отображается вверху страницы с выравниванием по левому краю крупным жирным шрифтом.
• Блок заголовка (который появляется под заголовком «Меморандум») включает «до», «от», «дату» и «тему» ​​в вертикальном списке.Эти значения выровнены по вертикали для удобства чтения.
• Разделительная линия отделяет блок заголовка от сообщения.
• Сообщение начинается с ответа: «Почему я это читаю?»
• В теле сообщения содержится подробная информация: («Что мне нужно знать?»)
• Есть таблица, которая красиво отформатирована. (Заголовок таблицы выделен жирным шрифтом и курсивом над таблицей, заголовки столбцов выделены жирным шрифтом и выровнены по центру, а текст выровнен по левому краю.)
• Заключительный абзац резюмирует и указывает, какие действия (если таковые имеются) ожидаются от читателя (отвечая: «Что бы вы хотели, чтобы я сделал сейчас?»).
• В тексте этого документа используется соответствующий шрифт с засечками (Times New Roman).
• Также есть подпись (по желанию)

[Вернуться к рисунку 7.1.1]

Определение соответствия Merriam-Webster

con · форма | \ kən-ˈfȯrm \

соответствует; соответствующий; соответствует

1 : быть похожим на что-то или таким же

2 : подчиняться или соглашаться с чем-либо Существуют новые правила безопасности, и все авиакомпании должны соответствовать .[= (чаще) соответствует ]

3 : делать то, что делают другие люди : вести себя так, как это принято большинством людей Большинство подростков чувствуют давление, чтобы соответствовал .

переходный глагол

: для придания той же формы, очертания или контура, для : для достижения гармонии или согласия согласовывать борозды с уклоном земли

непереходный глагол

1 : быть похожим или идентичным также : быть в согласии или гармонии —Используется с по или с изменениями, которые соответствуют нашим планам

2а : быть послушным или послушным — обычно используется с по в соответствии с пожеланиями других. Здание не соответствует местным нормам.

б : действовать в соответствии с действующими стандартами или обычаями давление, чтобы соответствовать

17 правил этикета электронной почты, которые необходимо знать

Сотрудники в США тратят в среднем около четверти рабочей недели на просмотр сотен электронных писем.

Несмотря на то, что мы приклеены к кнопкам ответа, карьерный тренер Барбара Пахтер говорит, что многие профессионалы все еще не знают, как правильно использовать электронную почту.

Из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем, мы можем быть более склонны к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные последствия.

Пахтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге «Основы делового этикета». Мы поговорили с ней и выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.

Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.

1. Включите ясную и прямую строку темы.

Примеры хорошей темы: «Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос по вашей презентации» или «Предложения по предложению».

«Люди часто решают, открывать ли электронное письмо, основываясь на теме», — говорит Пачтер. «Выберите тот, который позволит читателям узнать, что вы решаете их проблемы или деловые вопросы.»

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Если вы работаете в компании, вам следует использовать адрес электронной почты своей компании. Но если вы используете личную учетную запись электронной почты, независимо от того, работаете ли вы на себя или просто любите ее иногда для корреспонденции, связанной с работой — вы должны быть осторожны при выборе этого адреса, говорит Пахтер.

У вас всегда должен быть адрес электронной почты, на котором указано ваше имя, чтобы получатель точно знал, кто отправляет электронное письмо. возможно, остатки ваших школьных дней), которые не подходят для использования на рабочем месте, такие как «babygirl @»… »или« beerlover @ … »- неважно, насколько вы любите холодное пиво.

3. Подумайте дважды, прежде чем нажимать« ответить всем »

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, у которых есть ничего общего с ними. Игнорировать электронные письма может быть сложно, поскольку многие люди получают уведомления о новых сообщениях на свои смартфоны или отвлекают всплывающие сообщения на экранах своих компьютеров. Не нажимайте «ответить всем», если вы действительно не думаете, что все в списке «необходимо получить электронное письмо», — говорит Пахтер.

4. Добавьте блок подписи

Предоставьте вашему читателю некоторую информацию о вас, предлагает Пачтер. «Как правило, здесь указывается ваше полное имя, должность, название компании и ваша контактная информация, включая номер телефона. Вы также можете добавить немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или произведениями искусства».

Используйте тот же шрифт, размер шрифта и цвет, что и в остальном письме, — говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия

Не используйте непринужденные разговорные выражения вроде «Привет, ребята», «Йо» или «Привет, народ».«

« Спокойный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме », — говорит она.« Привет, — это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте. И Йо тоже не ладно. Вместо этого используйте Hi, или Hello, ».

Она также не советует сокращать чье-либо имя. Скажите« Привет, Майкл », если вы не уверены, что он предпочитает, чтобы его называли« Майк ».

6. Умеренно используйте восклицательные знаки.

Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только один, чтобы передать волнение, говорит Пахтер.

«Люди иногда увлекаются и ставят несколько восклицательных знаков в конце своих предложений. Результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым», — пишет она. «Восклицательные знаки следует использовать умеренно в письменной форме».

7. Будьте осторожны с юмором

Юмор легко теряется при переводе без правильного тона или мимики. В профессиональном обмене лучше не использовать юмор в электронных письмах, если вы хорошо не знаете получателя. Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться смешным кому-то другому.

Пахтер говорит: «Что-то, что воспринимается как смешное, когда произносится, может выглядеть совсем иначе, когда написано. Если есть сомнения, оставьте это в стороне».

8. Знайте, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному.

Из-за культурных различий легко может возникнуть недопонимание, особенно в письменной форме, когда мы не видим язык тела друг друга. Адаптируйте свое сообщение к культурному фону получателя или к тому, насколько хорошо вы его знаете.

Хорошее правило, о котором следует помнить, говорит Пачтер, заключается в том, что культуры с высоким контекстом (японская, арабская или китайская) хотят узнать вас лучше, прежде чем вести с вами дела.Поэтому деловые партнеры из этих стран могут быть более личными в своих трудах. С другой стороны, люди из культур с низким уровнем контекста (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают очень быстро переходить к делу.

9. Отвечайте на свои электронные письма — даже если оно не предназначено для вас.

Трудно отвечать на каждое электронное сообщение, когда-либо отправленное вам, но вы должны попытаться, — говорит Пачтер. Это включает в себя случай, когда письмо было отправлено вам случайно, особенно если отправитель ожидает ответа.В ответе нет необходимости, но он служит соблюдением правил этикета электронной почты, особенно если этот человек работает в той же компании или отрасли, что и вы.

Вот пример ответа: «Я знаю, что вы очень заняты, но не думаю, что вы хотели отправить мне это письмо. И я хотел сообщить вам, чтобы вы могли отправить его правильному человеку».

10. Добавьте последний адрес электронной почты

«Вы не хотите, чтобы случайно отправить электронное письмо до того, как закончите написание и проверку сообщения», — говорит Пачтер.«Даже когда вы отвечаете на сообщение, хорошей мерой предосторожности является удаление адреса получателя и вставка его только тогда, когда вы уверены, что сообщение готово к отправке».

11. Корректируйте каждое сообщение

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего электронного письма. «И, в зависимости от получателя, вас могут судить за их изготовление», — говорит Пахтер.

Не полагайтесь на проверку орфографии. Прочтите и перечитайте свое письмо несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять его.

«Один руководитель намеревался написать:« Извините за неудобства », — говорит Пачтер. «Но он полагался на свою проверку орфографии и закончил тем, что написал:« Извините за недержание мочи »».

12. Еще раз проверьте, что вы выбрали правильного получателя

Пахтер говорит, что при вводе имени нужно уделять особое внимание из адресной книги в строке «Кому» электронного письма. «Легко выбрать неправильное имя, что может смутить вас и человека, получившего письмо по ошибке.»

13. Сохраняйте классические шрифты

Purple Comic Sans имеет время и место (может быть?), Но для деловой переписки используйте классические шрифты, цвета и размеры.

Основное правило: ваши электронные письма должны быть легким для чтения другими людьми.

«Как правило, лучше всего использовать шрифт с 10 или 12 пунктами и легко читаемый шрифт, такой как Arial, Calibri или Times New Roman», — советует Пачтер. цвет, черный — самый безопасный выбор.

14. Не сокращайте имя получателя, если он не попросил вас:

« Меня зовут Барбара.Я не люблю получать электронные письма с адресом «Привет, Барб», — говорит она Business Insider. — То же самое и с псевдонимами. Не называйте меня Барби! »

Если человек не сказал вам, что предпочитает прозвище, не берите на себя ответственность использовать его. Возможно, вы просто пытаетесь вести себя дружелюбно или неформально, но это неуместно и может попасть под кожа получателя

15. Убедитесь, что вы правильно пишете имя получателя

«Если вы обидите кого-то в приветствии, этот человек не сможет читать дальше», — говорит она.

Будьте уважительны и правильно пишите имя получателя. «Многие люди оскорбляются, если их имя написано с ошибкой. Проверьте правильность написания в блоке подписи человека. Вы также можете проверить его адрес электронной почты. Часто имя и / или фамилия людей указаны в их адресах».

Если вы отправляете электронное письмо потенциальному клиенту, он может подумать, что вы уделяете мало внимания деталям или слишком заняты или отвлечены, чтобы правильно назвать свое имя, и это не то сообщение, которое вы хотите отправить.

16.Следите за своим тоном

Точно так же, как шутки теряются при переводе, тон легко неверно истолковать без контекста, который можно получить из голосовых сигналов и выражений лица. Соответственно, легко показаться более резким, чем вы могли рассчитывать. Вы имели в виду «простой»; они читают «сердитый и резкий».

Во избежание недоразумений Пачтер рекомендует прочитать сообщение вслух, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». «Если вам это покажется резким, это будет резким для читателя», — говорит она.

Для достижения наилучших результатов избегайте однозначно отрицательных слов («неудача», «неправильно» или «пренебрегли») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».

17. Ничего не является конфиденциальным — так что пишите соответственно

Всегда помните, что, по-видимому, забыл бывший директор ЦРУ Дэвид Петреус, предупреждает Пахтер: Каждое электронное сообщение оставляет за собой след.

«Основное правило — предполагать, что другие увидят то, что вы пишете, — говорит она, — поэтому не пишите ничего, что вы бы не хотели, чтобы все видели.»Более либеральная интерпретация: не пишите ничего, что могло бы быть разрушительным для вас или обидным для других. В конце концов, электронную почту опасно легко пересылать, и лучше перестраховаться, чем сожалеть.

Эта история впервые появилась в Business Insider.

Избегайте этих 5 фраз, которые заставят вас казаться «пассивно-агрессивным»: эксперт по языку тела

Сегодня мы живем в мире, где бизнес, ученая степень и даже целые отношения ведутся за экраном. В результате разочарование сотрудников а недопонимание находится на рекордно высоком уровне: один только тон сообщения электронной почты неверно истолковывается почти половину времени, что приводит к бесконечным потерям времени и повышенному беспокойству.

Хорошо это или плохо, цифровое общение, будь то электронная почта или прямые сообщения на таких платформах, как Slack, не позволяет нам видеть немедленную реакцию друг друга — вот почему мы ищем способы «вежливо» выразить раздражение. Ключевое слово — «вежливо», но его не всегда так интерпретируют.

Итак, давайте посмотрим на пять наиболее распространенных фраз, которые используют сотрудники, которые фактически делают их пассивно-агрессивными и мелочными:

1. «Из моего последнего письма …»

Что это на самом деле означает: «Вы не На самом деле не читал, что написал.Обратите внимание на этот раз! »

2.« Для справки в будущем … »

Что это на самом деле означает:« Позвольте мне исправить вашу вопиющую «ошибку», о которой вы уже знали ».

3. «Поместить это в верхнюю часть папки входящих …»

Что это на самом деле означает: «Ты мой начальник [или сотрудник]. Я спрашиваю вас уже в третий раз. Мне нужно, чтобы ты закончил это дерьмо ».

4.« Просто чтобы убедиться, что мы на одной странице… «

Что это на самом деле означает:» Я собираюсь прикрыть свою задницу и удостовериться, что все, кто обратится к этому письму в будущем, знают, что я был прав с самого начала «.

5. «Идем вперед …»

Что это на самом деле означает: «Никогда не делай этого снова».

Вероятно, вы использовали одну из этих фраз раньше, даже не осознавая, что она может быть воспринята. как пассивно-агрессивный. Или, возможно, вы подвергались критике, что тоже может расстраивать.

(Даже будучи исследователем цифрового языка тела, всякий раз, когда я вижу в электронном письме «Спасибо за терпение», я не могу решить, отмахиваются ли они от меня неопределенной датой в будущем или им действительно нужно всего несколько дней дольше, чем ожидалось, но я знаю, что в большинстве случаев они просто говорят: «Извините, я опоздал с этим; это занимает больше времени, чем я думал». Вот и все.)

Правильный способ выразите то, что вы имеете в виду

Итак, как мы должны сформулировать наше собственное «Просто следить за этим», не проявляя никакой пассивной агрессивности? Когда можно зацикливаться на нашем боссе, не выглядя придурком? Когда мы используем телефон, чтобы позвонить и что-то уточнить?

Вот четыре вещи, которые делают успешные коммуникаторы:

1.Не отвечайте на сообщения или электронные письма, когда вы злитесь или расстроены.

Это предотвращает недопонимание, потерю времени и сожаления. Если вы чувствуете себя эмоционально захваченным, сохраните сообщение электронной почты как черновик, исправьте его и отправьте, когда настроение улучшится.

2. Предполагайте добрые намерения.

Вместо того, чтобы кричать кого-то за лабуду, встаньте на его место и спросите себя: «Каковы некоторые причины, по которым они могли совершить эту ошибку?»

Людям лучше именно то, что им нужно, чтобы действовать.Иногда полезно просто добавить краткое описание, чтобы им не приходилось возвращаться и читать предыдущие электронные письма, и писать «Вот что мне нужно от вас» или «Вот открытые даты снова».

3. Проявляйте сочувствие и поддержку.

Замените повелительные слова, такие как «Сделать это», условными фразами, например « Вы могли бы, сделать это?». Отправляя отзыв, начните свое сообщение с выражения признательности, используя такие слова, как «Спасибо за [X]» или «Отличная работа на [X]».

Если ваш босс или даже клиент отправляет вам пассивно-агрессивное электронное письмо, сражайтесь с этим побуждением и отправьте еще более мелкий ответ. Снижение ваших действий до их уровня только усилит напряжение и беспокойство.

4 . Избегайте цифрового фан-хостинга.

Хотите связаться с кем-нибудь? Вот краткое руководство, которое следует запомнить:

• Если вы можете ответить в течение 60 секунд или меньше: ответьте немедленно.
• Если это срочно: ответьте немедленно или позвольте отправителю знаю, что вы над этим работаете.Если нужно, назначьте себе встречу в своем календаре.
• Если это не срочное дело: не беспокойтесь; выделите время, чтобы следить за ним, когда вам будет удобно.
• Если , вы, , ждете ответа: если вам не нужен ответ как можно скорее, помните, что у людей может быть много дел. Если вы повторяетесь дважды и не получаете ответа, переключитесь на другое средство (например, телефонный звонок).

Эрика Дхаван — эксперт по лидерству, основной докладчик и автор книги «Цифровой язык тела: как создать доверие и связь, неважно на расстоянии». Она также является основателем и генеральным директором Cotential, компании, которая помогла лидерам и командам во всем мире использовать навыки совместной работы. Ее статьи появлялись в публикациях, включая Fast Company и Harvard Business Review. Следите за ней в Twitter. @ericadhawan .

Не пропустите:

8 эффективных способов общения с клиентами

1. Дом
2. Онлайн-программы бакалавриата
3. Онлайн-бакалавриат в области коммуникаций
4. 8 эффективных способов общения с клиентами

Ресурсные статьи //

Современные средства делового общения предоставляют больше возможностей для поиска и удержания клиентов.

Не так давно, если вы хотели напрямую общаться со своими клиентами, было всего три способа сделать это: по телефону, по почте или лично. Но взрыв новых технологий резко расширил деловые коммуникации. Теперь вы можете обращаться к своим клиентам — а клиенты могут обращаться к вам — на различных платформах. Хотя некоторые из них могут показаться простыми, каждый служит важной цели в общей коммуникационной стратегии компании. Вот восемь самых эффективных способов общения с покупателями.

1. Эл. Почта

   В наши дни электронная почта кажется практически устаревшей, но она остается одним из лучших способов связи с вашими клиентами, поскольку она удобна, дёшево и быстро. Если у вас есть новый продукт или предложение, вы можете использовать электронную почту для рассылки информационных бюллетеней и / или персональных сообщений. Кроме того, ваши клиенты могут использовать электронную почту, чтобы связываться с вами по всем вопросам, от жалоб до новых заказов. Это важный компонент любой платформы для бизнес-коммуникаций.

2. Сайт

   Веб-сайт — это бизнес-необходимость. Клиенты полагаются на веб-сайты для получения информации и во многих случаях ожидают, что веб-сайты позволят им заказывать продукты и проверять графики доставки заказов. Если у вас нет веб-сайта, вам не хватает одного из основных способов общения с клиентами.

3. Телефонные технологии

   Современные телефонные технологии позволяют использовать автоматические меню, чтобы отвечать на вопросы клиентов и / или гарантировать, что клиенты найдут нужного человека в вашей организации.Хотя некоторые клиенты жалуются на такую ​​технологию, она может помочь вам связаться с большинством клиентов за минимальное время. Новая технология обратного вызова может даже помочь вам избавить ваших клиентов от ожидания ожидания. Вместо того, чтобы заставлять их слушать музыку в лифте, вы можете перезвонить им, когда представитель будет свободен. Это помогает избежать зависаний и улучшает вашу способность разговаривать с каждым клиентом, который с вами связывается.

4. Обмен текстовыми сообщениями

   Независимо от размера вашего бизнеса обмен текстовыми сообщениями может стать отличным способом связи с клиентами.Если у вас небольшой бизнес, обмен текстовыми сообщениями — это удобный способ быстро общаться с клиентами о встречах, заказах, графиках доставки и т. Д. Если у вас большой бизнес, вы можете разрешить клиентам подписаться на отправку текстовых сообщений о предложениях. и сделки. У вас также может быть специальный номер службы поддержки для отправки текстовых сообщений, который позволяет клиентам отправлять текстовые сообщения, а не звонить, с проблемами.

5. Веб-чат

   Не каждый покупатель хочет поднимать трубку, чтобы задать вопрос. Вот почему было бы эффективно включить опцию чата на свой веб-сайт.В веб-чате все, что нужно сделать клиенту, — это ввести вопрос, чтобы начать разговор. Приложения веб-чата могут позволить вам автоматизировать ответы на общие вопросы и привлечь представителя для более сложных. Так клиентам будет проще связаться с вами, а вы — помочь им.

6. Социальные сети

   Социальные сети создали совершенно новый способ взаимодействия с клиентами. На одном уровне вы можете использовать свои учетные записи для продвижения своих продуктов и бренда. Но вы также можете использовать свои учетные записи для общения один на один.В Facebook клиенты могут напрямую взаимодействовать с вашими представителями. В Twitter вы можете использовать специальные хэштеги сервисов, чтобы клиенты могли твитнуть о своей проблеме, а вы могли ответить напрямую. Если вы хотите пойти дальше, вы также можете отслеживать каждое упоминание о вашей компании, отмечать жалобы или вопросы, а затем отвечать, предлагая помощь. Социальные сети позволяют вам быть более отзывчивыми, чем когда-либо прежде.

7. Видеосообщения

   Считайте это современным способом проведения личной встречи.Платформы видеосвязи, такие как Skype, позволяют вам связываться с клиентом через видео, что может помочь вам наладить отношения и упростить определенные транзакции.

8. Рукописные заметки

   Технологии изменили нашу жизнь и бизнес-коммуникации. Но индивидуальный подход все же может иметь большое значение. Один из наиболее эффективных способов связаться с вашими клиентами лично — это время от времени отправлять рукописные заметки по почте. Даже если это простая открытка с благодарностью, она может помочь вам укрепить деловые отношения.

Как узнать больше о коммуникациях?

Разработка наиболее эффективных деловых коммуникаций требует много времени и усилий. Если вы хотите стать лучше в этом или сделать коммуникацию своей карьерой, вам следует подумать о получении бизнес-степени, ориентированной на общение, например, степени бакалавра в области коммуникаций. Посредством программы получения степени в области коммуникации вы можете получить практические навыки и коммуникативные навыки, необходимые для продвижения в вашей текущей организации или для того, чтобы подготовиться к карьере в различных областях, включая маркетинг, связи с общественностью, человеческие ресурсы, рекламу или организационное обучение. и развитие.

Лучше всего то, что благодаря удобству онлайн-образования вы можете получить степень бакалавра в области коммуникаций по расписанию, которое соответствует вашему напряженному образу жизни. Если вы хотите лучше разбираться в бизнес-коммуникациях, нет лучшего варианта, чем получить степень в области интернет-коммуникаций.

Walden University — аккредитованное учреждение, предлагающее онлайн-программу бакалавриата в области коммуникации. Расширьте возможности своей карьеры и получите степень в удобном и гибком формате, который соответствует вашей загруженной жизни.

.