Человеческое внимание — это ограниченный, а не конечный ресурс. Когда мы расширяем свое внимание, чтобы сосредоточиться на нескольких вещах одновременно, мы менее способны воспринимать детали всех вещей, которые мы пытаемся слушать или читать. Поэтому в следующий раз, когда вы будете работать над проектом, присутствовать на встрече или разговаривать по телефону, постарайтесь не отвлекаться от других — в частности, электронной почты, социальных сетей и Интернета — и сосредоточьтесь только на текущей задаче или разговоре.Вы будете выполнять задачи быстрее и сможете лучше участвовать в обсуждениях или получать ценную информацию, избавляя вас от необходимости возвращаться и задавать вопросы позже. Со временем научившись сосредотачивать свое внимание на задачах и людях, вы действительно сможете повысить свою продуктивность.

Поскольку все больше и больше сотрудников, ранее работавших в офисе, работали удаленно, у вас появляется больше возможностей для выбора рабочего графика в соответствии с вашими рабочими предпочтениями и образом жизни.Если вы «жаворонок», который любит делать дела первым делом с утра, почему бы не скорректировать свои рабочие часы в соответствии с вашими требованиями — начиная с 8 утра или даже с 7:30 утра, в зависимости от ваших поездок на работу и основных рабочих часов вашей организации. требует? Точно так же, если вы больше похожи на сову, которая предпочитает по утрам поваляться, подумайте о том, чтобы начать работу в 9:30 или 10:00. Смещение рабочего времени на время, которое больше соответствует вашим предпочтениям, действительно может помочь повысить уровень вашей продуктивности. Если вы работаете в офисе, вы также можете обнаружить, что меньше отвлекаетесь от работы по гибкому графику, что еще больше повысит вашу продуктивность.

Ежедневные поездки на работу — одна из главных причин потери времени британскими рабочими. Согласно данным, опубликованным TUC в 2019 году, рабочие время в пути на работу в год увеличились на 21 час по сравнению с десятилетием ранее. Средняя ежедневная поездка на работу (на работу и с работы вместе) составляла почти 59 минут на одного работника, а самые продолжительные ежедневные поездки на работу у лондонцев составляли 1 час 19 минут. Поездка на работу — это не только пустая трата времени, источник стресса и значительная стоимость для многих пассажиров, но и плохая вовлеченность сотрудников. Исследование, проведенное в 2017 году Университетом Западной Англии, показало, что каждая лишняя минута поездки на работу и с работы отрицательно сказывается на удовлетворенности работой и психическом здоровье — дополнительные 10 минут поездки в одну сторону оцениваются в 340 фунтов стерлингов. падение ежемесячного дохода.

Когда у вас много дел, разумно позволить технологиям взять на себя как можно больше усилий.Независимо от того, устанавливаете ли вы правила для фильтрации вашего почтового ящика или автоматизируете трудоемкие административные задачи с помощью программного обеспечения HR, всегда стоит изучить, используете ли вы существующие цифровые инструменты в полной мере или есть ли на рынке более продвинутые решения, которые может существенно повлиять на вашу рабочую нагрузку.

Когда менеджеры и коллеги просят вашей помощи, бывает трудно сказать «нет» или «не сразу». Вы должны быть безжалостными, когда дело доходит до организации и расстановки приоритетов в списке дел. Используйте приложение, такое как Trello или Evernote, чтобы быть в курсе проектов, задавая сроки, контрольные списки, контрольные точки и напоминания, чтобы при необходимости не сбиться с пути. Также регулярно просматривайте все задачи в своем списке дел; все ли они действительны? Может ли кто-нибудь быть передан кому-то другому? Больше не нужны? Обдумывая задачу или проект, подумайте: а это срочно? Это важно? Если ответ на оба эти вопроса — «нет», вам не следует над этим работать.

Может показаться нелогичным рекомендовать делать более частые перерывы, чтобы сэкономить время на работе, но регулярные перерывы помогут сохранить уровень энергии и сосредоточить внимание на выполняемой задаче. Делайте слишком мало перерывов, и вы, вероятно, обнаружите, что у вас возникнут вредные привычки — например, просмотр социальных сетей — в любом случае, так почему бы не позволить себе перерыв и не заняться чем-то более полезным или полезным, например, насладиться свежим фруктом, зарегистрироваться с коллегой или подышать свежим воздухом на улице?

7. Не ходите на собрания ради них

На какую часть встреч, на которые вас приглашают, вам действительно нужно присутствовать — если честно? Один отличный способ очистить свой календарь и сэкономить время на работе — начать откладывать встречи, которые вам действительно не нужно посещать — те, на которых ваш вклад не нужен, или те, которые, честно говоря, могли бы просто быть электронная почта, а не встреча. Если вы созываете встречу, убедитесь, что у нее есть настоящая цель и повестка дня; Это не только поможет вам сэкономить время, но и покажет, что вы уважаете время других людей.Еще один совет по экономии времени, затрачиваемого на встречи, — изменить продолжительность встречи по умолчанию в вашем онлайн-календаре — часто это 30 минут, но, возможно, большинство ваших встреч можно завершить всего за 20 минут? Попробуйте поэкспериментировать с разной продолжительностью встреч и не всегда начинать их с часа или получаса, и посмотрите, как это влияет на вашу продуктивность.

Мы уже видели, что человеческое внимание ограничено.Получите дополнительный контроль над своим временем на работе, обозначив время в своем календаре, чтобы «погрузиться в рабочий поток» и полностью сконцентрироваться на проектах и ​​задачах, а также в другие периоды времени, когда вы доступны для совместной работы и беседы. Это особенно важно при интенсивном использовании средств связи, таких как функции чата — когда окно Slack или Microsoft Teams постоянно открыто, очень легко потерпеть неудачу из-за коллег, линейного менеджера или прямого подчиненного, у которого « просто есть быстрый вопрос. ‘- а потом 30 минут спустя вы изо всех сил пытаетесь вспомнить, где остановились.Определить свои границы и по-настоящему их придерживаться — тяжелая работа, но в конечном итоге она должна приносить дивиденды с точки зрения вашей способности делать больше за меньшее время.

Ваш стол — физический или виртуальный (верхний) — способствует работе? У вас есть необходимые инструменты и информация под рукой? В противном случае вы могли бы тратить драгоценное время каждый день на поиск файлов и данных. Это незавидная задача, но потратив пару часов на создание надежной цифровой файловой системы (как для ваших документов, так и для электронной почты), а затем приведение в порядок своей цифровой «документации» в соответствии с этими системами, вы должны подготовить вас к будущему успеху.Чтобы такие системы работали, они должны быть простыми в использовании: сделайте их слишком сложными, и очень маловероятно, что вы надолго будете придерживаться своей новой системы. Вам также следует подумать о том, как вы называете файлы, уделяя пристальное внимание контролю версий — нет ничего более неприятного, чем поиск текущей версии документа только для того, чтобы вместо этого найти множество старых версий.

Если вы хотите начать свой рабочий день с установленного списка целей на день, то время составлять этот список — накануне вечером.Выделите пять минут в конце рабочего дня, чтобы записать все важное, что вы можете забыть (или бесконечно обдумывать), прежде чем в следующий раз откроете ноутбук, а также некоторые ключевые приоритеты на следующий день. Это поможет вам сразу приступить к делу и вы сможете сосредоточиться на том, что вы считаете важным, вместо того, чтобы отвлекаться от писем, которые могли прийти в ваш почтовый ящик в промежуточный период.

Эта статья была впервые опубликована в феврале 2014 года.Он был обновлен в июне 2020 года для обеспечения свежести, ясности и точности.

17 простых советов по экономии времени — Clockify Блог

Несколько лет назад я увидел в социальных сетях картинку, в которой говорилось: «У вас такое же количество часов в день, как у Бейонсе».

Хотя это и мотивирует, это правда лишь отчасти — да, даже у самых успешных людей в мире есть только 24 часа в сутки, но при этом не учитывается тот факт, что этим людям не нужно тратить свое время на такие вещи, как стирка. или ждем автобуса.
Несмотря на то, что на нас работает не вся команда профессионалов, как они, есть вещи, которые мы можем сделать, чтобы сэкономить время.

В этой статье мы рассмотрим 17 советов по экономии времени, которые помогут вам тратить больше ваших самых ценных ресурсов на то, что для вас важно.

1. Отслеживайте свое время

Прежде чем мы перейдем к любому из советов, о которых мы поговорим, в качестве отправной точки важно знать, на что именно вы тратите свое время. Самый простой способ сделать это — отслеживать свое время.

Вы можете сделать это с помощью ручки и бумаги или в электронной таблице, но использование приложения для учета рабочего времени занимает меньше времени. Использование приложения позволит вам просматривать все данные в упорядоченном виде, чтобы вы могли анализировать, как вы проводите свое время.
Есть ли что-то, на что вам следует уделять больше / меньше времени? Можете ли вы более эффективно организовать свое время? Какие изменения вы можете внести в свое расписание, чтобы оно лучше соответствовало вашим потребностям?

2. Развитие навыков управления временем

Что бы вы ни делали, важно умение распределять время.Это помогает вам сделать больше за меньшее время, достичь поставленных целей и меньше нервничать.
Вы должны знать, как правильно ставить цели, расставлять приоритеты, сосредотачиваться, эффективно планировать и организовывать свое время.

Не откладывать на потом — простой способ сэкономить ваше время.
Постарайтесь как можно раньше приступить к работе над задачей. Легче каждый день работать над чем-то понемногу, чем ждать последней минуты и напрягать себя.

Я по натуре прокрастинатор, но я также отказываюсь работать ночью вместо того, чтобы спать.Кроме того, я не могу работать под слишком большим давлением, потому что не могу хорошо справляться со стрессом и начинаю паниковать.
Решение, которое я придумал, — заставить себя организоваться. Я делаю это, делая из этого игру. Если мне удается выполнить задачу за X времени, я награждаю себя. У меня также есть система баллов (в зависимости от того, насколько я доволен своей работой; я также получаю дополнительные баллы, если заканчиваю раньше). Чем больше я наберу очков, тем больше будет моя награда. Тайм-менеджмент не должен быть серьезным и скучным.

3. Сделайте одно большое задание перед обедом

В течение дня у нас разные цели. Лучше всего утром, когда наш ум еще свеж и отдохнул. Вы должны использовать это время для работы над самой большой и самой сложной задачей дня: вам будет легче сосредоточиться, и на ее выполнение уйдет меньше времени.

Выполнение самой важной задачи в течение первых нескольких часов рабочего дня даст вам чувство выполненного долга и мотивирует вас работать продуктивно до конца дня.

4. Определите, когда вы наиболее продуктивны, и составьте соответствующий график

Некоторые люди предпочитают рано вставать, и они наиболее продуктивны по утрам. Другие лучше работают ночью. Определите, кто вы — пташка, или сова, или, может, дневной голубь, который любит просыпаться и ложиться спать в разумное время.

Составьте расписание, соответствующее вашему естественному ритму; если вы — сова, то просыпаться в 5 утра только сделает вас сварливым и на менее эффективным, чем .Точно так же, если вы жаворонок, вы ничего не сможете сделать поздно ночью.
Убедитесь, что 1) ваш график работает на вас и 2) вы высыпаетесь.

5. Воспользуйтесь преимуществами технологий

Одним из преимуществ жизни в 21 веке является то, что вы можете делать много вещей, не выходя из собственного дома, используя Интернет.

Воспользуйтесь этим. Оплачивайте счета онлайн вместо того, чтобы идти в банк или почтовое отделение (вы также не будете стоять в очереди) или даже автоматизируйте это.
Вы также можете делать покупки и, во многих случаях, работать в Интернете. Это не только экономит время, но и намного безопаснее в той ситуации, в которой мы находимся.

Существует множество приложений, которые облегчают вашу жизнь и помогают работать быстрее и продуктивнее. Что бы вам ни понадобилось, для этого, вероятно, найдется приложение, от приложений для дел и календаря до различных приложений для автоматизации.

6. Убить двух зайцев одним выстрелом

Все мы знаем, что многозадачность — не лучшая идея, если вы хотите быть продуктивным — вы более эффективны, когда сосредотачиваетесь только на одной задаче за раз.Это относится к , переключает задачу или (как следует из названия) переключается с одной задачи на другую и теряет много внимания в процессе.

Многозадачность — это не всегда плохо. Если две задачи не нагружают одни и те же части вашего мозга, это хороший способ сэкономить время. Например, чистка и прослушивание аудиокниги.
Другой пример — прогулка с другом: вы занимаетесь физическими упражнениями, наверстаете упущенное и наслаждаетесь хорошей погодой.

Если вам нужно добираться до работы, у вас есть множество возможностей сделать это время более полезным и / или менее скучным: если оно близко, вы можете прогуляться или покататься на велосипеде.Если вы садитесь в автобус или поезд, вы можете прочитать новости или книгу, послушать подкасты или ответить на электронные письма.

Если вам нужно больше отдыха, просто расслабьтесь и слушайте музыку или даже выполняйте простые упражнения на осознанность во время работы.

Подумайте, чего вам нужно больше, и попробуйте реализовать это в том, что вы уже делаете.

7. Подготовка — это ключ

Если вы подготовитесь заранее, вы с большей вероятностью сможете использовать свое время с максимальной пользой.Вот два примера.

Подготовка к встрече

Если вы проводите встречу, убедитесь, что все знают, о чем она собирается, чтобы они могли подготовиться. Делайте встречи как можно более краткими и целенаправленными; долгие и ненужные встречи тратят время. Если все будут подготовлены, вы сможете сразу перейти к делу и решить проблему значительно быстрее.

(Кроме того, если собрание может быть электронной почтой, это должно быть электронное письмо.)

Подготовка к занятиям в студенчестве

Если вы студент, вы должны быть в некоторой степени подготовленными к урокам.Я знаю, что учиться в школе непросто — до недавнего времени я был студентом. Вот откуда я знаю, что это очень помогает.
Так вам будет легче выучить во время урока , что означает, что вы тратите меньше времени на обучение дома и / или непосредственно перед экзаменом. Вы также будете знать, если что-то не понимаете, поэтому можете сразу же спросить профессора и избавить себя от неприятностей в будущем.

Вы уже должны посещать уроки, извлекайте из них максимум пользы. Они отнимают значительную часть вашего дня: не тратьте это время зря.

8. Научитесь говорить

Сказать да всему — верный способ выгореть и переутомить себя, а также потратить время на то, чего вы не хотите или не должны делать.

Вы не должны отдавать часть своего времени, как это бесплатные раздаточные материалы Costco; ваше время и энергия — ценные, ограниченные ресурсы, и вы должны относиться к ним соответственно.

Вы не можете сказать нет при любых обстоятельствах, особенно на работе, но часто можете.
Вы знаете, когда все внутри вас хочет сказать нет , но в конечном итоге вы говорите да , потому что вам плохо? Вот несколько вещей, которые могут помочь:

1. Будьте напористы, но вежливы и дипломатичны: дайте вескую причину (не оправдание), почему вам нужно сказать нет .
   Например: «Спасибо, что вспомнили обо мне, но я уже работаю над двумя большими проектами, поэтому у меня, к сожалению, нет времени на дополнительную работу. Я не хочу ставить под угрозу качество всего, над чем я работаю ».
2. Не нужно вдаваться в подробности. Например: «Извините, я не могу, моя сестра в городе со своими детьми, и я не видел их несколько месяцев, и, честно говоря, мне это очень плохо, особенно потому, что они живут всего в часе езды, и на самом деле нет оправдания. но я также всегда откладываю починку машины и… »это уже слишком.
   «Спасибо, что пригласили меня, но я не могу — моя сестра и ее дети в городе, и я провожу с ними эти выходные».
3. Предложите альтернативу или идею о том, как выполнить работу другим способом (без вашего участия).Это может быть просто: «В четверг у меня очень плотный график, но в воскресенье я свободен, если вам так удобнее».
4. Практикуйтесь — чем больше вы практикуетесь, тем легче это будет и тем лучше вы станете.

9. Если на это уходит меньше 5 минут, делайте сразу

Небольшие задачи могут быстро накапливаться, особенно если мы склонны откладывать дела на потом. Вы можете избежать этого, если заведете привычку выполнять задания немедленно, если они занимают менее 5 минут.
Мытье кофейной кружки или тарелки занимает всего минуту, может быть, две; если вы подождете, пока ваша раковина не будет загружена грязной посудой, это займет у вас значительно больше времени (и они будут портить вам настроение каждый раз, когда вы смотрите на нее).

Поначалу трудно избавиться от привычки говорить: «Я сделаю это за 10 минут… Я знаю, что сказал это 10 минут назад, но на этот раз по-настоящему».
Мне помогло правило 5 секунд Мела Роббинса : когда у вас есть инстинкт сделать что-то, реагируйте в течение 5 секунд, иначе ваш мозг убедит вас, что вы сделаете это за 5 минут … или 10 … или 110.

Может быть, вы не почувствуете инстинкт платить по счету, но когда вы вспомните об этом, сделайте это сразу.

Да, это относится и к вставанию с постели.Не откладывайте будильник. По мнению экспертов, многократное нажатие на кнопку повтора может привести к длительным периодам инерции сна (ощущению вялости после пробуждения). Это также нарушает ваши циклы сна, что вредно как для вашего разума, так и для вашего тела.

10. Приготовьтесь к ночи до

Утро может быть беспокойным — чтобы избежать дополнительного стресса и сэкономить значительное количество времени, подготовьте все накануне вечером.

• Напишите список дел, чтобы, когда вы просыпаетесь, вы уже знали, что вам нужно делать.
• Приготовьте то, что вы собираетесь надеть накануне вечером, и при необходимости прогладьте его. Нет ничего более неприятного, чем спешка и осознание того, что то, что вы хотели надеть, сморщилось или на нем есть пятно.
• Вы даже можете приготовить завтрак накануне вечером, например, овсяные хлопья или кексы.
• Если вам нравится менять сумочки на одежду, убедитесь, что вы собрали все необходимое на день. Вы также можете купить множество мелких вещей, которые всегда носите с собой (бумажные салфетки, жевательную резинку, маски, бальзам для губ и т. Д.), И положить их в каждую сумку.

Утром нам нужно принять множество решений — и мы можем принять только ограниченную сумму, прежде чем мы достигнем усталости от принятия решений. К тому же, когда ты еще полусонный, думать труднее. Вот почему утро становится более гладким и быстрым, если вы готовите все накануне вечером.

11. Ограничьте количество принимаемых решений

Говоря об усталости от решений, еще один способ сэкономить ваше время и умственную энергию — просто ограничить свой выбор.

Когда они спросили Марка Цукерберга, почему он носит одно и то же каждый день, он сказал: «Я действительно хочу очистить свою жизнь, чтобы сделать так, чтобы мне приходилось принимать как можно меньше решений о чем-либо, кроме того, как лучше всего служить сообществу. ”

Я не говорю, что вы должны носить одно и то же каждый день. Однако было бы неплохо ограничить количество решений, которые вам нужно принять, выполнив следующие действия:

• Создайте распорядок дня, чтобы вам не пришлось ломать голову, решая, когда вы проснетесь, какие средства по уходу за кожей использовать или какие упражнения вам следует делать.
• Вы можете: 1) сделать капсульный гардероб из вещей, которые вам нравятся и в которых вы чувствуете себя хорошо. Убедитесь, что все они сочетаются друг с другом, поэтому независимо от того, как вы их комбинируете, у вас будет собранный наряд, или
  2) если вы любите моду и вам нравится носить много одежды, попробуйте заранее сшить из нее наряды, чтобы у вас были варианты, когда вы торопитесь.
• Имейте контрольный список продуктов, которые вы всегда покупаете, вместо того, чтобы каждый раз составлять новый список и гадать, не забыли ли вы что-то добавить.
• Имейте список здоровых, сытных и быстрых блюд для каждого приема пищи. Я люблю экспериментировать и пробовать новую еду, но когда у меня мало времени, легче выбрать один из 3-4 вариантов обеда в зависимости от моего настроения, вместо того, чтобы выбирать из всего, что я когда-либо ел.

12. Готовим навалом

Еще один совет по экономии времени, связанный с едой, — готовить оптом.
Вы потратите одинаковое количество времени на приготовление пищи независимо от того, сделаете ли вы одну или пять порций, но, приготовив большее количество продуктов и отложив их на потом, вы сократите время приготовления в течение следующих нескольких дней.

Бесконечная прокрутка часто является причиной того, что мы тратим большую часть времени зря.

Единственный способ бороться с этим — ограничить время, которое мы проводим в социальных сетях. Вот как:

1. Проверьте свое экранное время и сколько из этого времени вы проводите в социальных сетях. Предупреждение: цифры могут быть непростыми.
2. Отключить уведомления. Мало того, что вы будете меньше отвлекаться, но и избежите сценария «Я разблокировал свой телефон только , чтобы ответить на сообщение, а через час я все еще в социальных сетях».
3. Установите для себя правила, когда вы можете и не можете проверить свой телефон. Например, «Я не могу зайти в социальные сети, пока не займусь утренним распорядком» или «Я не могу зайти в Instagram, когда работаю, за исключением обеденного перерыва».
4. Вне поля зрения, вне поля зрения — если можете, не держите телефон рядом с собой. Положите в другую комнату или в сумочку.

14. Тратьте меньше времени на электронную почту

Подобно ограниченным временным рамкам для социальных сетей, вы должны установить время, когда вы отвечаете на электронные письма.Это может быть один, два или четыре раза в день, в зависимости от количества обычных писем. Выбирайте это время с умом: не тратьте время на электронные письма, а на более важную и / или более сложную задачу.
Другие способы тратить меньше времени на электронную почту:

1. Используйте шаблоны. Если вы поймали себя на том, что отвечаете на одно и то же снова и снова, сделайте шаблон вместо того, чтобы всегда печатать одно и то же.
2. Имейте в виду, что найти нужное письмо с помощью панели поиска проще, чем упорядочивать электронные письма по папкам вручную.
3. Не отвечайте, если вам не нужно. Звучит очевидно, но иногда нам нужно напоминание.
4. Отмените подписку на информационный бюллетень, который вас больше не интересует.

15. Группируйте похожие задачи вместе

Если вам нужно напечатать несколько вещей, распечатайте их одновременно. Если вам нужно сделать несколько телефонных звонков, сделайте их все за один присест. Если вам нужно купить несколько вещей, купите их за один поход по магазинам. Если вам нужно создать контент для социальных сетей на неделю, выберите один день и сделайте все сразу.

Вы не только сделаете это более эффективно, потому что попадете в нужное пространство, но также сэкономите много времени на кажущихся мелочах, которые в противном случае сложились бы. Зачем вам подходить к принтеру и обратно к своему столу, входить в систему и выходить из нее, готовиться, поехать в торговый центр и т. Д. 5 раз, когда вы можете сделать это один раз?

16. Имейте выделенное рабочее место

Если вы работаете из дома, не работайте, лежа в постели. Найдите место специально для работы, желательно письменный стол. Таким образом, когда вы сидите за столом, ваш мозг будет знать, что вы серьезно относитесь к делу, и вы быстрее перейдете в рабочий режим.Работа в постели также может ухудшить качество сна: ваш мозг должен ассоциировать кровать со сном и отдыхом, а не с бодрствованием, концентрацией и работой.

Поддерживайте чистоту и порядок на рабочем месте. Он должен содержать только то, что вам нужно для работы, без лишних предметов, чтобы не отвлекаться.

То же самое и со студентом: если вы хотите эффективно учиться, занимайтесь за партой, а не лежа в постели.

17. Нанять кого-нибудь

Вам следует подумать о том, чтобы нанять кого-нибудь, кто поможет вам, если у вас есть для этого финансовое положение.Будь то кто-то на длительный срок (виртуальный помощник, домработница, финансовый советник) или просто время от времени (ремонтник или служба общественного питания), время, которое вы сэкономите, стоит потраченных денег.

Это особенно относится к владельцам малого бизнеса. Когда вы только начинаете, вы должны делать почти все самостоятельно, но по мере роста вашего бизнеса стремитесь делегировать все больше и больше дел профессионалам.

Заключение

Несмотря на то, что наша жизнь часто бывает беспокойной, есть способы тратить меньше времени на ненужные вещи и больше на то, что мы ценим.Самым важным является работа над нашими навыками управления временем, начиная с того, чтобы научиться говорить нет , до того, чтобы быть всегда готовыми. Иногда это может показаться невозможным, но все, что для этого требуется, — это хорошая организация и дисциплина.
(По крайней мере, до тех пор, пока мы не станем достаточно богатыми, чтобы нанимать людей, чтобы они делали все, что мы не хотим.)

Как (на самом деле) сэкономить время при удаленной работе

В эти трудные времена мы сделали ряд наших статей о коронавирусе бесплатными для всех читателей.Чтобы получать весь контент HBR по электронной почте, подпишитесь на рассылку Daily Alert.

Несмотря на то, что повсеместный переход к удаленной работе не обошелся без проблем, он предлагает серьезную выгоду: для многих из нас поездки на работу ушли в прошлое. В одних только Соединенных Штатах отказ от ежедневных поездок на работу сэкономил работникам около 89 миллионов часов в неделю, что эквивалентно экономии времени более чем на 44,5 миллиона полных рабочих дней с начала пандемии! Эти цифры говорят о том, что удаленная работа могла бы стать средством deus ex machina для возврата одного из наших самых ценных и ограниченных ресурсов: времени.

Но, несмотря на потенциал ошеломляющей экономии времени, многие изо всех сил пытались достичь всего, на что они надеялись, что пандемия, наконец, найдет время: испечь закваску, медитировать или написать следующий великий литературный шедевр. Напротив, данные, которые мы собрали у 12000 человек в США и Европе во время пандемии, показывают, что дополнительное время часто тратится на непродуктивную работу и неудовлетворительный досуг. Наличие большего количества времени не обязательно означает, что мы используем его с умом.Итак, что мы делаем не так?

Урок №1: Работаете дома или живете на работе?

Без офиса, куда можно ехать, разделение между работой и домом становится незначительным. Хотя исследования показывают, что люди считают поездки на работу одним из самых стрессовых и нежелательных периодов дня, отсутствие поездок на работу также вызывает проблемы.

Дополнительная литература

В ходе серии исследований мы обнаружили, что поездка может помочь людям переключаться между домом и работой, и что без поездок на работу людям трудно разделить свою работу и личную жизнь.Вместо того, чтобы выключить компьютер и дребезжать домой в переполненном поезде в 18:00, многие люди работают позже, чем когда-либо, «всего лишь одно электронное письмо» растягивается на дополнительные два часа, сгорбившись за ноутбуком. И это дополнительное рабочее время не всегда расходуется с пользой.

В наших исследованиях люди сообщали, что во время пандемии застревали на большем количестве встреч, чем раньше, слишком много «устанавливали повестку дня», недостаточно творчески сотрудничали и заполняли свое время более непродуктивной работой. Прекрасной иллюстрацией закона Паркинсона является то, что работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения: в среднем 53 минуты в день, сэкономленные людьми, не добираясь до работы, часто сразу же поглощались дополнительной, менее продуктивной работой.

Урок № 2: Экономия времени или потеря времени?

Когда людям действительно удавалось получить свободное время, оно часто использовалось неразумно: наши опросы показали, что деятельность, которую мы называем «пассивным досугом», например просмотр телевизора, резко возросла, в то время как деятельность «активного досуга», такая как волонтерство или общение, стала реже. Хотя немного пассивного досуга — это здоровый способ расслабиться, наши исследования показывают, что он гораздо менее вероятен, чем активный отдых, для достижения счастья.

По общему признанию, пандемия усложнила многие виды активного отдыха.Но мы видели множество творческих способов проведения активного досуга при соблюдении правил социального дистанцирования, таких как игровые вечера Zoom и счастливые часы, умный спорт в социальном удалении и виртуальное волонтерство.

Во время глобального кризиса полезно уделять первоочередное внимание отдыху, и естественно, что нам может быть сложно добиться максимальной производительности на работе. Но по мере того, как мы возвращаемся к полунормальности, что мы можем сделать, чтобы использовать сэкономленное время для выполнения значимых дел, которые делают нас по-настоящему счастливыми?

В ходе нашего исследования мы нашли несколько стратегий, которые помогут вам структурировать свой рабочий день, чтобы сделать границы более четкими и больше времени для активного отдыха:

1.Создайте свой собственный маршрут.

Для многих из нас поездка на работу означала переход в «рабочий режим». Но этот переход не обязательно должен происходить из-за поездки на работу. Исследования показывают, что наиболее желательная продолжительность поездки на работу — 16 минут, поэтому, когда вы работаете удаленно, найдите время, чтобы найти другой способ перейти в рабочий режим. (Мы не имеем в виду буквально притворяться в метро, ​​как привыкли делать некоторые лондонцы.)

В частности, недавнее наше исследование показало, что самые счастливые пассажиры пригородных поездов — это те, кто использует свои поездки на работу, чтобы спланировать свой рабочий день.Так что попробуйте начать свой удаленный рабочий день с 15 минут, чтобы спланировать свой день дома или с короткой утренней прогулки. На самом деле ходьба — это форма активного отдыха, которая, как известно, снижает стресс, поэтому неплохо было бы найти способы сознательно вернуть ходьбу в повседневную жизнь.

2. Подарите себе

В Германии Feierabend — это ежедневный вечерний праздник, отмечающий момент, когда работа прекращается в течение дня — часто с крепким немецким пивом.Закончите ли вы день напитком, закуской, отправитесь на пробежку или позвоните другу, — найдите ритуал, который станет концом вашего рабочего дня и подарит вам то, чего можно с нетерпением ждать. Эти повседневные распорядки помогут вам отпраздновать то, чего вы достигли в течение дня (вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, что еще нужно сделать), придавая жизни смысл и счастье.

3. Сосредоточьте свою рабочую нагрузку на ежедневной «победе».

Если ваш список дел похож на наш, он всегда слишком длинный.Чтобы не утонуть в работе, определите, что должен выигрывать за каждый день — единственное, чего вам нужно достичь, несмотря ни на что, — а затем добивайтесь этого на полную катушку. Перед лицом постоянных перебоев в работе платформ электронной почты и обмена сообщениями сосредоточение внимания на своем главном приоритете — настоящее достижение. Исследования показывают, что если вы завершите свой , вы должны выиграть , то чувство достижения, скорее всего, окажет значительное влияние на ваше счастье.

4. Отметьте «проактивное время» в своем календаре.

Защитите свой календарь от бесконечных встреч Zoom, заблокировав «профессиональное время» или время, отведенное для работы, которая очень важна, но не срочна. Наши исследования показали, что составление расписания ежедневного про-тайм-блока, в котором вы отключаете все отвлекающие факторы и сосредотачиваетесь на конкретных задачах, помогает сотрудникам чувствовать себя более эффективными и менее перегруженными. Pro-time может помешать вам сосредоточиться только на следующем дедлайне и увязнуть в менее значимой работе, делая ваши дни более продуктивными и менее напряженными.

5. Восстановите социальное в социальном дистанцировании.

Приведенные выше стратегии помогут вам вернуть время. Но больше времени само по себе бессмысленно — важно то, что вы с ним делаете. Используете ли вы свое новообретенное свободное время для общения с другими людьми? Начать заниматься спортом или заниматься волонтерством? Точно так же, как планирование рабочего времени в течение рабочего дня, мы рекомендуем заранее планировать активный досуг после работы.

Это не должно быть большим обязательством.Исследования показывают, что короткое неформальное социальное взаимодействие (личное или цифровое), а также всего 10 или 20 минут активного отдыха улучшают самочувствие. Речь идет не о том, чтобы каждый день посвящать два часа общению, а о том, чтобы потратить 20 минут на то, чтобы пообщаться с другом или отправиться на прогулку.

Вы даже можете максимизировать активный досуг, совмещая время, проведенное в обществе, с другими занятиями, например, тренировками вместе с другом. Таким образом, вы можете убить двух зайцев одним выстрелом; Кроме того, вовлечение других в свои цели облегчает их достижение.

Кроме того, постарайтесь включить социальные возможности в свой обычный рабочий день. Например, исследования показывают, что использование времени в дороге для общения с другими людьми — даже с незнакомцами в поезде — способствует счастью. Чтобы повторить это при удаленной работе, возможно, частью вашей повседневной рутины может быть беседа с членом семьи или другом.

6. Проведите эксперименты по управлению временем.

Сегодня мы все участвуем в грандиозном эксперименте по использованию своего времени. Но даже после снятия ограничений на пандемию рекомендуется продолжать опробовать новые схемы тайм-менеджмента, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вас.

Например, здесь, в Цюрихском университете, наша команда изобрела «3–2–2 недели», что дает нам хороший баланс: каждую неделю мы проводим три дня в офисе (да, мы думаем, что время в пути стоит радость, которую может себе позволить только офис), два дня работы из дома и два дня, посвященные семье и друзьям. Поэкспериментируйте, структурируя свои дни и недели по-разному, чтобы понять, что вам больше всего нравится, во время пандемии и после нее.

Во всем мире переход на удаленную работу может сэкономить миллиарды часов, но мы должны правильно провести это время.Пришло время сделать осознанный выбор в отношении того, как изменить форму работы, чтобы получить больше того, чего мы все жаждем больше всего: времени.

Если наш контент помогает вам бороться с коронавирусом и другими проблемами, рассмотрите возможность подписки на HBR. Покупка подписки — лучший способ поддержать создание этих ресурсов.

Экономьте время

Ваше время важно. На ПК с Windows 10 и Microsoft 365 использование таких функций, как Windows Hello, Timeline, облачный буфер обмена, поиск и MyAnalytics, поможет вам сэкономить время и работать максимально продуктивно.

Узнайте, как вы проводите время с MyAnalytics

Чтобы открыть панель управления MyAnalytics:

1. В Outlook откройте электронное письмо.

2. Выберите MyAnalytics .

3. Выберите гистограмму, чтобы открыть сводку времени.

Хотите больше?

Персональная панель управления MyAnalytics

Используйте лицо для входа

Если ваш компьютер поддерживает Windows Hello:

1. Выберите Пуск > Настройки .

2. Выберите Учетные записи > Параметры входа .

3. Выберите Настройте под Распознавание лиц .

Хотите больше?

Что такое Windows Hello?

Вернуться к работе

1. Выберите Просмотр задач или нажмите Windows + Tab.

2. Выберите предыдущее действие.

   Или воспользуйтесь поиском, чтобы найти то, что вам нужно.

3. Перейдите в Настройки > Конфиденциальность > История активности , чтобы включить синхронизацию временной шкалы между устройствами.

Хотите больше?

Ознакомьтесь с другими советами на временной шкале

Синхронизировать буфер обмена

1. Искать Настройки буфера обмена .

2. Включить История буфера обмена и Синхронизация между устройствами .

3. Скопируйте нужный текст.

4. Переключите устройства и нажмите Windows + V.

5. Выделите текст, который хотите вставить.

Хотите больше?

Узнать больше об облачном буфере обмена

Найдите свои вещи в Windows

1. Выберите начальное меню.

2. Начните печатать.

Поиск в Windows 10 позволяет быстро находить приложения, файлы и настройки. Вы даже можете искать в Интернете, если не можете найти то, что хотите.

Хотите больше?

Ищите что угодно и где угодно

Подписать и отправить договоры

Если ваше устройство поддерживает сенсорный ввод или перо:

1. Откройте файл, который вы хотите подписать, например PDF.

2. В зависимости от приложения, в котором оно открывается, найдите параметр под названием Draw или Добавить заметки . Если вы используете Surface, попробуйте писать пером на экране.

3. Сохраните изменения и отправьте их по электронной почте или отправьте в OneDrive.

Хотите больше?

Купить Surface Pen в Microsoft Store

Узнайте, как рисовать и писать чернилами в Office

Советы по использованию Surface Pen

7 способов сэкономить время и деньги за счет автоматизации рутинных задач

Многие компании тратят слишком много времени на выполнение повторяющихся повседневных задач, а не на действия, которые стимулируют рост и инновации.Упорный труд поможет вам далеко, а умный труд поможет вам достичь высот, о которых вы даже не догадывались.

Вы, наверное, слышали, что время — деньги, и это правильно. Время — бесценный ресурс для владельцев бизнеса, особенно в эпоху COVID-19. Предприниматели должны сжечь полуночную нефть, поскольку они работают, чтобы адаптироваться к этим беспрецедентным временам, устанавливать новые протоколы и процедуры, уменьшать ущерб, нанесенный сомнительной экономикой, и управлять сокращениями бюджета.

Имея это в виду, вам необходимо тратить свое драгоценное время на максимальную продуктивность вашего бизнеса.В противном случае вы рискуете потерять клиентов и понести убытки, если ваша производительность окажется ниже номинальной. Хотели бы вы этого для своего бизнеса?

Хорошая новость заключается в том, что независимо от того, является ли ваш бизнес малым или большим, автоматизация бизнеса помогает максимизировать производительность, экономя ваше время и деньги.

Если вы считаете себя просвещенным владельцем бизнеса, цифровая трансформация должна стать частью арсенала вашей бизнес-стратегии. А чтобы убедиться, что целостность вашей системы находится под контролем, используйте возможности тестирования API для измерения надежности, безопасности и функциональности вашей системы.

В каждом бизнесе есть процессы. И эти процессы в конечном итоге приносят прибыль бизнесу. Однако это не означает, что на выполнение этих функций следует тратить массу времени. К счастью, технологии помогают организациям экономить ресурсы.

Но как автоматизация экономит время и деньги? Давайте изучим.

Ошибки и ошибки в бизнесе обходятся дорого, и эта неэффективность более распространена там, где процессы выполняются вручную.Благодаря технологиям автоматизация рабочих процессов значительно сокращает количество ошибок за счет оптимизации процессов.

Машины имеют заранее определенный набор стандартов. Если данные введены правильно, то результат будет точным. В отличие от людей, машины не устают. Да, они ломаются, но при оптимальном функционировании вам гарантированы безошибочные процессы.

Как владельцу бизнеса, некоторые задачи необходимо выполнять как можно скорее, но нет ничего необычного в том, что вы не видите ничего необычного, когда спрашиваете своих сотрудников, выполнили ли они определенную задачу, которую вы поручили им вручную.

Это может быть неприятно, но благодаря инструментам для совместной работы, таким как Asana, управление задачами становится простым. Менеджеры могут назначать задачи, отслеживать прогресс, ставить напоминания и общаться с командами.

Когда вы применяете технологию в своих процессах, несколько задач могут быть выполнены за короткое время и с точностью. Благодаря скорости вы в конечном итоге используете меньше ресурсов и также экономите время.

С автоматизацией вы делаете больше за меньшие деньги.Вашим сотрудникам поручено выполнять более значимую работу, а не выполнять утомительные, повторяющиеся задачи.

Распространенное заблуждение состоит в том, что цифровая трансформация должна вести к потере рабочих мест. Хотя это может быть правдой, бизнес-менеджерам следует сосредоточиться на перераспределении сотрудников для выполнения задач, которые technology не может выполнить. Таким образом достигается максимальная производительность за счет эффективного использования доступных ресурсов.

По мере усложнения бизнес-операций всегда существует угроза безопасности и потеря данных.К счастью, автоматизация помогает облегчить боль от потери данных, устанавливая системы, которые помогают в безопасности и восстановлении данных.

Учитывая, что данные являются бесценным ресурсом для большинства предприятий, автоматизация экономит ресурсы, используемые для восстановления данных.

Каждый бизнес вынужден приносить прибыль. И в такое трудное время компьютеризация может спасти положение. Помимо сокращения сотрудников, автоматизация позволяет выявлять избыточные процессы, помогая вам их отключить.

Автоматизация

помогает менеджерам отслеживать результаты, помогая им разрабатывать корректирующие меры в случае отклонений. Убытки и другие виды неэффективности, делающие операции дорогостоящими, устраняются в достаточное время.

Более быстрое принятие решений

Принятие решений требует много времени, особенно когда информация ограничена. Фактически, принятие решений без адекватной информации — это верный путь к катастрофе. Автоматизация не только предоставляет данные, но и предоставляет вам инструменты анализа данных.Таким образом вы принимаете обоснованные решения и в конечном итоге экономите время и деньги.

Убедившись, что автоматизация процессов помогает экономить ресурсы, ниже приведены бизнес-задачи, которые можно автоматизировать.

Закупки — одна из самых трудоемких функций в бизнесе. Оцифровывайте создание заказов на поставку, ввод счетов и ведение записей о поставщиках. Автоматизация этих повторяющихся процессов поможет вам сэкономить время.

Когда имеешь дело с горсткой сотрудников, управление заработной платой может показаться простым. Однако при работе с десятками сотрудников этот процесс может занять много времени. Автоматизируйте процесс, чтобы обеспечить точность и соблюдение установленных законом вычетов.

Вы рискуете пропустить важные встречи, если полагаетесь на ручной календарь. Вы можете подумать о том, чтобы нанять кого-нибудь, кто будет управлять своим расписанием, но это непомерно дорого.Решение? Автоматизируйте процесс с помощью таких инструментов, как Calendly, которые помогут вам планировать собрания и другие встречи.

Неспособность автоматизировать электронную почту может привести к тому, что предприятия, особенно небольшие, упустят потенциальных клиентов. Однако такие инструменты, как ActiveCampaign, помогут вам персонализировать и автоматизировать электронную почту, соответствующим образом взращивая потенциальных клиентов.

Клиенты — ваш самый большой актив. Помня об этом, вы не можете позволить себе пропустить их отзывы.К счастью, автоматизация помогает отслеживать жалобы, что приводит к быстрому разрешению. Такие инструменты, как Freshdesk, помогут вам оптимизировать процесс управления клиентами.

Утомительно наблюдать, как компании тратят большую часть своего времени на выполнение задач вручную, хотя их можно автоматизировать. Несмотря на то, что автоматизация обходится дорого, выгоды далеко не исчерпываются. Если вы не автоматизировали свои рабочие процессы, начните сегодня. Это экономит ваше время, деньги и помогает лучше контролировать свой бизнес.

5 способов сэкономить время в социальных сетях

Как владелец бизнеса вы, вероятно, уже знаете, что маркетинг в социальных сетях необходим для расширения вашего присутствия в Интернете. Но вот в чем дело. Как и в любой другой деятельности, вы должны внимательно относиться к своим социальным сетям. Вам нужна система. В противном случае вы легко можете потерять время и деньги, которые, вероятно, имеют большую ценность. Вот несколько советов экспертов, которые помогут максимально эффективно использовать ваши усилия и оптимизировать ваше время и бюджет.

Поместите это в календарь.

Прежде всего, вы хотите выделить время для своей деятельности в социальных сетях. Цель состоит в том, чтобы войти в распорядок дня, чтобы вы не откладывали его на потом или не тратили слишком много своего драгоценного времени. Выясните, что лучше всего подходит для вас, будь то полчаса каждое утро, час через день или что-то еще. Затем закрасьте это в своем календаре и придерживайтесь его.

Используйте инструмент планирования.

Прелесть современных технологий в том, что вам не нужно вручную планировать каждую публикацию в социальных сетях.Фактически, существует несколько инструментов, которые позволяют заранее запланировать публикацию вашего контента на дату и время по вашему выбору. Воспользуйтесь этим современным удобством, чтобы сэкономить время и силы. Некоторые из наших любимых инструментов планирования включают Buffer, Hootsuite и DrumUp.

переиздать.

Одним из недостатков социальных сетей является то, что контент появляется перед вашей аудиторией только в течение короткого периода времени, если вообще появляется. Таким образом, может быть разумным делиться одним и тем же фрагментом контента более одного раза.Однако подходите к этому стратегически. Измените дни и время публикации. Измените заголовок блога или сообщения, которым вы делитесь. Это добавит разнообразия, а также расширит вашу заметность. А поскольку вы не создаете постоянно новый контент, вы сэкономите время.

Кредитное плечо.

Content Curation — еще одна отличная стратегия для представления вашего материала широкой аудитории без особых дополнительных усилий с вашей стороны. Просто выберите сайт для курирования контента, например BizSugar или ScoopIt, а затем поделитесь контентом, актуальным для вашего бренда.Затем этот контент будет синдицирован и передан гораздо большей аудитории сайта, что сэкономит ваше время и расширит охват.

Измерьте результаты и при необходимости поверните.

Большинство основных социальных платформ предлагают подробную аналитику, которая поможет вам определить, что работает, а что нет. Выделите время, чтобы регулярно отслеживать свой прогресс. Выясните, чего вы хотите достичь с помощью своих действий в социальных сетях (т. Е. Увеличения посещаемости вашего сайта, более высокой вовлеченности, большего количества лайков и т. Д.), а затем приступайте к измерению результатов. Воспроизводите то, что производит, и откажитесь от деятельности, которая не дает. Это сэкономит вам много времени и сил в долгосрочной перспективе.

Наконец, если вы действительно обнаруживаете, что социальные сети — это слишком много для вас или они отнимают слишком много вашего драгоценного времени, подумайте о том, чтобы делегировать их сотруднику или отдать на аутсорсинг. Помните, что не существует волшебной формулы успеха в социальных сетях. Если вы прилагаете усилия и придерживаетесь стратегии, вы должны со временем увидеть положительные результаты.

Создайте резервную копию своего Mac с помощью Time Machine

Узнайте, как создать резервную копию файлов на вашем Mac.

Используйте Time Machine, встроенную функцию резервного копирования вашего Mac, для автоматического резервного копирования ваших личных данных, включая приложения, музыку, фотографии, электронную почту и документы.Наличие резервной копии позволяет вам восстанавливать файлы, которые вы позже удалите или не можете получить к ним доступ. Узнайте, как восстановить Mac из резервной копии.

Создание резервной копии Time Machine

1. Подключите внешнее запоминающее устройство, например USB-накопитель или накопитель Thunderbolt. Узнайте больше о дисках резервного копирования, которые можно использовать с Time Machine.
2. Откройте настройки Time Machine из меню Time Machine в строке меню.Или выберите меню Apple > Системные настройки, затем щелкните Time Machine.
3. Щелкните Выбрать диск для резервного копирования.
   
4. Выберите имя вашего диска, затем нажмите «Использовать диск». Time Machine немедленно начинает создавать периодические резервные копии — автоматически и без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны.

Если вы хотите запустить резервное копирование вручную, не дожидаясь следующего автоматического резервного копирования, выберите «Создать резервную копию сейчас» в меню Time Machine в строке меню.

Используйте то же меню, чтобы проверить состояние резервного копирования или пропустить текущее резервное копирование.Например, если выполняется резервное копирование, в меню отображается его объем. Когда резервное копирование не выполняется, в меню отображаются дата и время последнего резервного копирования.

Выполняется резервное копирование

Последняя резервная копия

Узнать больше

• Time Machine автоматически выполняет ежечасное резервное копирование за последние 24 часа, ежедневное резервное копирование за последний месяц и еженедельное резервное копирование за все предыдущие месяцы.Самые старые резервные копии удаляются, когда ваш резервный диск заполняется. Первое резервное копирование может занять много времени, но вы можете продолжать использовать Mac, пока идет резервное копирование. Time Machine выполняет резервное копирование только тех файлов, которые изменились с момента предыдущего резервного копирования, поэтому в будущем резервное копирование будет выполняться быстрее.
• Чтобы исключить элементы из резервной копии, откройте настройки Time Machine, нажмите «Параметры», затем нажмите кнопку добавления (+), чтобы добавить элемент, который нужно исключить. Чтобы остановить исключение элемента, например внешнего жесткого диска, выберите элемент и нажмите кнопку удаления (-).
• Если вы выполняете резервное копирование на несколько дисков, вы можете нажать и удерживать клавишу Option, а затем выбрать «Обзор других резервных дисков» в меню Time Machine.
• Узнайте о других способах резервного копирования и восстановления файлов.

Информация о продуктах, произведенных не Apple, или о независимых веб-сайтах, не контролируемых и не проверенных Apple, предоставляется без рекомендаций или одобрения.Apple не несет ответственности за выбор, работу или использование сторонних веб-сайтов или продуктов. Apple не делает никаких заявлений относительно точности или надежности сторонних веб-сайтов. Свяжитесь с продавцом для получения дополнительной информации.

Дата публикации: 4 ноября 2021 г.